Secretaria

SECRETÁRIO ESCOLAR

É o setor da escola responsável pelos serviços de secretaria que realiza todas as funções destinadas a manter os registros, os arquivos de documentação dos alunos e dos funcionários, além de comunicados e expedições para apoiar o desenvolvimento do processo escolar, dando valor legal a toda a documentação expedida com aval do Secretário responsável e da Direção da Escola.
Dentro de suas características, a Secretaria regula a admissão e a saída dos alunos e compõe os arquivos, os livros e os prontuários necessários para o devido funcionamento da escola.
A Secretaria organiza e mantém os arquivos de todos aqueles que já passaram pela escola, chamados de egressos, assim como mantém os registros que se referem a todos os alunos e professores ativos na escola.
Os livros arquivados pela Secretaria são registros de matrícula, listagem de alunos, atas de reuniões e resultados, livro de transferências, livro de protocolos, livro de ponto dos funcionários, livro de requerimentos, livro de ofícios (que informam pais, alunos e órgãos responsáveis), livro de remessas circulares e comunicados internos e outros controles que cada instituição particularmente decide manter.
O Secretário é responsável por planejar, coordenar e executar todos os trabalhos administrativos da escola dentro dos prazos estabelecidos, e também de participar das reuniões pedagógicas e de gestão escolar, com parceria direta com o diretor.
Geralmente, a Secretaria tem horários específicos para atender a comunidade escolar e esse atendimento é feito em balcões de acesso externo à escola.
Há quem diga que a Secretaria é o coração da escola, pois sem ela não existe história do aluno, do corpo docente, dos funcionários e da instituição como um todo. É muito importante valorizar este departamento e considerá-lo dentro da política escolar, pois é a Secretaria a responsável por todos os eventos burocráticos e legais de funcionamento da instituição.
Eliane da Costa Bruini
Colaboradora Brasil Escola
Graduada em Pedagogia 
Pelo Centro Universitário Salesiano de São Paulo - UNISAL
FONTE: http://educador.brasilescola.uol.com.br/gestao-educacional/secretaria-escolar.htm

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Foto ilustrativa

A situação do secretário escolar após a recente aprovação da Deliberação no. 16, em complemento às 20 áreas do ensino técnico profissionalizante, estabelecidas pela LDB, definiu-se que para o exercício da função de secretário escolar é necessário o diploma do curso de técnico em Secretaria Escolar ou de licenciatura plena em Pedagogia (qualquer área) ou de pós-graduação lato sensu de 360 horas em universidade credenciada.

O secretário escolar é um profissional essencial para o estabelecimento de ensino, o seu papel hoje é de Gestor Administrativo. Suas atribuições compreendem atividades essenciais como: indicar aos gestores (diretores) decisões a serem adotadas; receber a comunidade; analisar os documentos dos alunos e averiguar se há irregularidades; estabelecer ação conjunta com a orientação pedagógica e demais setores.

É ele que juntamente com seus gestores, responde administrativamente e legalmente pela documentação escolar, além de ser o elo de ligação entre a administração e a equipe pedagógica. O secretário escolar é o responsável por planejar, coordenar e executar as ações da secretaria da escola, respondendo por suas imputações de modo a assegurar o mais perfeito e regular desenvolvimento dos trabalhos administrativos, dentro dos prazos estabelecidos.

Na qualidade de profissional que trabalha diretamente com a clientela da escola externa (aqueles que compram os serviços da escola) e interna (os colaboradores dentro da escola) precisa evidenciar o bom atendimento, que desde aí ou a partir daí caberá causar a boa impressão da escola (nunca haverá um segundo momento para você causar uma primeira boa impressão) e uma série de qualidades pessoais e profissionais como iniciativa, dinamismo, segurança, estabilidade emocional, bom senso, cooperação, honestidade, respeito, discrição, organização, liderança, atenção, cortesia, responsabilidade e humanização. Além disso, incluem traços de personalidade e caráter que definem comportamentos nas relações sociais de trabalho, como: capacidade de iniciativa, comunicação, disponibilidade para inovações e mudanças, assimilação de novos valores de qualidade, produtividade, competitividade, saber trabalhar em equipe, ser capaz de decidir problemas e desempenhar trabalhos novos e diversificados.

Uma de suas atribuições principais é conhecer o Regimento Escolar e a Proposta Pedagógica, observando a legislação aplicável a cada situação e evitar problemas, corrigir desvios e oferecer soluções, quanto as suas obrigações diárias destacamos: a atualização do arquivo escolar; a participação no planejamento geral da escola; manter articulação com setores técnico-pedagógicos; a preservação da segurança da documentação; o assessoramento à direção da escola.

É essencial que ele efetue adequadamente os registros dos alunos desde seu ingresso na instituição de ensino, observando os prazos. Todo o controle deve estar sobre seu comando, que manterá todas as informações e registros atualizados.

O profissional tem por responsabilidade organizar, sistematizar, registrar e documentar todos os fenômenos que processam no domínio da unidade escolar, tornando transitável seu funcionamento administrativo e afiançando sua legalidade e a validade de seus atos. Os documentos emitidos adquirem um caráter de testemunho, de prova, que acompanhará o aluno e influenciará sua vida escolar de forma expressiva.

O secretário escolar, deve ordenar as diversas atividades do trabalho da Secretaria Escolar, organizar o ambiente e administrar coerente e conjuntamente os aspectos administrativos, econômicos e de relações humanas, empregando de forma adequada e segura recursos materiais e humanos colocados a sua disposição. Suas responsabilidades incidem sobre a unidade escolar como um todo: Grupo Técnico Pedagógico; Corpo Docente; Grupo de Apoio Operacional e Corpo Discente.

Como é a pessoa responsável pela gestão da Secretaria Escolar, tendo por responsabilidade a escrituração e expedição de documentos escolares, autenticando-os pela aposição de sua assinatura, bem como a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os atos escolares, a ética profissional no trato de todo esse trabalho administrativo é importantíssima. 

Para a boa execução de suas atividades cotidianas, o secretário escolar deve:

> Organizar os arquivos com racionalidade, garantindo a segurança, a facilidade de acesso e o sigilo profissional. Ter atualizadas as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e resoluções, bem como as instruções – circulares, portarias, avisos e despachos que digam respeito às atividades da escola.

> Conservar o regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar. Oferecer visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola.

> Gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos, observando a transcrição fiel dos documentos originais – documento legível sem rasuras e incorreções. 

> Examinar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino, quando necessário, bem como, acompanhar e fornecer todas as informações necessárias a Supervisora da Diretoria de Ensino, quando se sua visita à unidade escolar.

> Informar e preencher as informações do sistema PRODESP, GDAE e o EDUCACENSO, zelando pela fidedignidade das informações e pelo cumprimento dos prazos estabelecidos.

> Lavrar atas de resultados finais e de outros processo de avaliação.

O secretário escolar, por condições legais e regimentais, exerce uma ação ao mesmo tempo centralizadora e abrangente, porque seu setor relaciona-se com todos os demais setores envolvidos no processo pedagógico e na vida escolar.

Atualmente, o profissional da Secretaria Escolar deve estar preparado para a utilização das novas tecnologias da informação e da comunicação. É, também de suma importância estar sempre se atualizando através de cursos, palestras, seminários etc., para o bom desempenho de suas atividades.

E, lembre-se a Secretária Escolar é parte fundamental da engrenagem educacional, pois, o primeiro contato que os pais fazem com a escola é feito pessoalmente ou através de telefonemas atendidos pela Secretária Escolar. Caberá a você, “encantar” os pais (clientes) e isto significa conquistar o respeito e a credibilidade do seu cliente.

Fonte: PORTAL EDUCAÇÃO - Cursos Online : Mais de 1000 cursos online com certificado 
http://www.portaleducacao.com.br/pedagogia/artigos/57450/o-papel-do-secretarioa-escolar#ixzz3u1BuhPQ7


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