Setor Financeiro

5 pontos importantes sobre o PPP e a gestão financeira

O planejamento financeiro e o projeto político pedagógico da escola devem seguir as mesmas diretrizes

Administrar os recursos financeiros de uma escola não é tarefa fácil. É preciso avaliar muito bem onde aplicá-los de forma que tenham reflexos na qualidade do ensino e na aprendizagem dos alunos. Para isso, o planejamento de gastos deve estar em linha com o projeto político pedagógico (PPP). As metas e os objetivos definidos nesse documento indicarão como investir para garantir o funcionamento da instituição em condições satisfatórias. O conceito pode parecer óbvio, mas nem sempre é levado a sério. Mesmo com autonomia para gerir os recursos, muitas vezes a equipe gestora se depara com o dilema de onde aplicá-los. Para tanto, deve lembrar que as decisões têm de ser tomadas em conjunto com a comunidade escolar. 

As principais fontes de recursos de uma escola são o governo federal, que repassa verbas do Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação (FNDE), e os governos estaduais e municipais, que, por meio das secretarias de Educação, coordenam programas que destinam verbas específicas para a merenda, a compra de materiais etc. Para fazer o dinheiro render, os gestores podem pensar em soluções alternativas e compartilhá-las com a comunidade (que ajudará a decidir). A seguir, os cinco pontos fundamentais para relacionar os recursos financeiros ao PPP.

1. RELEITURA DOS OBJETIVOS

Se o PPP foi feito com base nos pontos em que a escola precisa melhorar, certamente estarão listadas nele várias ações a desenvolver durante o ano, bem como projetos institucionais e didáticos elaborados pelos docentes. A leitura a ser realizada pela equipe gestora tem a finalidade exclusiva de definir as prioridades. Quais são as necessidades de aprendizagem dos alunos? Em que conteúdos e disciplinas eles apresentam mais dificuldades? Em quais didáticas os professores demandam mais formação? Que materiais precisam ser assegurados para que os projetos se concretizem? Os espaços estão adequados para que eles sejam realizados? Essas são as perguntas que nortearão a escolha dos itens em que o dinheiro será investido. Exemplo: os professores promoverão mais atividades de leitura porque uma das metas é melhorar as capacidades leitora e escritora das crianças. Para tanto, as turmas frequentarão mais a biblioteca, o empréstimo de livros de leitura se intensificará e outras atividades estão previstas para ser realizadas lá. Daí a necessidade de pensar em reforma do espaço, ampliação ou atualização do acervo.

2. APOIO DA COMUNIDADE

Tomar decisões sozinho é sempre uma responsabilidade muito grande, ainda mais com medidas que dizem respeito não só aos alunos, mas a toda a comunidade. A prática de que alguém decide e todo mundo faz está ultrapassada e não condiz com o conceito de autonomia da escola. Por isso, o ideal é promover reuniões periódicas com representantes dos diversos segmentos - alunos, professores, funcionários, pais e responsáveis - durante o ano para que todos tenham informações sobre as necessidades da instituição, ajudem a elencar as prioridades e acompanhem a execução dos recursos. Ao participar dos projetos, as pessoas se sentem comprometidas com os resultados e se envolvem mais nas atividades.

3. GASTOS? SÓ OS NECESSÁRIOS

Um passo importante é separar os projetos que a escola dá conta de realizar sem investimentos daqueles que exigem recursos. Aumentar o envolvimento dos pais no processo de aprendizagem dos filhos - convidando-os a ir à escola para falar de suas profissões, por exemplo, ou pedindo que os filhos os entrevistem e tragam informações para compartilhar com os colegas - não requer gastos. Os projetos que não necessitam de verba podem ser tocados imediatamente. Já os que dependem de aporte financeiro precisam de um cronograma de execução, estabelecendo ações e prazos para que se concretizem. Se o PPP prevê o uso de tecnologia como uma ferramenta para a aprendizagem do aluno, é essencial investir na montagem do laboratório e na capacitação dos professores antes do início do projeto - e na manutenção dos equipamentos durante todo o ano. Vários educadores concordam que a aquisição constante de acervo para a biblioteca é um gasto bem feito. "É indispensável formar leitores críticos e conscientes", diz Ana Maria de Albuquerque Moreira, doutoranda em Educação pela Universidade de Brasília (UnB) e coautora do módulo VI do Programa de Capacitação a Distância para Gestores Escolares (Progestão), que trata dos recursos financeiros.

4. SOLUÇÕES ALTERNATIVAS

Muitas vezes, é preciso reduzir os gastos para que eles caibam no orçamento previsto. Ou, o que é mais sensato, pensar em soluções alternativas que satisfaçam as necessidades prementes. "Em vez de cursos de formação para os professores fora da escola, por exemplo, por que não promover sessões de estudos na própria instituição, organizados pela coordenação pedagógica com a participação de um especialista convidado?", sugere Leunice Martins de Oliveira, coordenadora do curso de pós-gradução em Gestão Educacional da Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul (PUC-RS). "É uma alternativa mais barata e atende melhor às demandas dos docentes." Mais uma opção? Pague o curso para um membro da equipe com o compromisso de ele compartilhar o que aprendeu com os colegas. Mais uma vez, as decisões não podem ser arbitrárias e devem envolver os interessados. "É comum os gestores reclamarem que os professores não dão atenção aos eventos promovidos pela escola. Isso realmente pode acontecer se a atividade for imposta, em vez de combinada coletivamente", argumenta a pedagoga Maria Conceição Tassinari Stumpf, professora da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). A realização de parcerias é, ainda, outra alternativa que deve ser levada em consideração. Entidades, clubes, empresas do bairro e até os pais podem se tornar parceiros da escola, seja para ceder espaços alternativos para aulas e encontros de formação, seja para doar materiais pedagógicos e livros para a biblioteca (leia depoimento de um diretor de Pernambuco).

5. DEMONSTRAÇÃO DOS RESULTADOS

É bom ter em mente que tão importante quanto planejar os gastos é comprovar como eles foram utilizados. Para isso, além das exigências legais - balanços financeiros e orçamentários, documentos fiscais e relatórios -, é fundamental mostrar de que forma aquele recurso impactou a aprendizagem do aluno. A aquisição de novos livros para a biblioteca estimulou a turma à leitura e fez com que participassem mais das aulas? O conserto do ventilador permitiu que as crianças se concentrassem nas aulas, já que a sala ficou com o clima mais agradável? Tudo o que traz consequências positivas para o ensino e a aprendizagem deve ser registrado e apresentado, por meio de painéis, cartazes ou reuniões, à comunidade escolar.

FONTE: http://gestaoescolar.org.br/administracao/ppp-gestao-financeira-caminham-juntos-551882.shtml

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Documentos úteis para o gestor escolar

Para aprimorar os processos administrativos da gestão escolar, é essencial o bom uso de impressos como planilhas, formulários e ofícios de obras que ajudam a organizar as informações

Documentos de uso interno da escola

1. Descrição do projeto  Depois da reunião com o conselho escolar, materialize as decisões em um documento como este, que pode servir também para solicitar os recursos necessários para a secretaria de Educação ou para iniciar um processo de uso de recursos próprios.

2. Relação dos pagamentos individualizados por contrato  Na montagem do processo, mantenha um registro detalhado de cada etapa de pagamento por programa ou projeto executado.

3. Ficha de acompanhamento da movimentação bancária  Para acompanhar a movimentação bancária, vale a pena fazer uma ficha de acompanhamento, que servirá também para a prestação de contas.

4. Orçamento de serviços (roteiro)  Explicação de como levantar orçamentos para a contratação de uma empresa prestadora de serviços.

5. Prontuário ou pasta individual do aluno  Lista dos documentos que devem integrar o prontuário de cada aluno, de acordo com a faixa etária que a escola abrange. As pastas devem ser montadas sempre no início do ano letivo.

Processo de prestação de contas

1. Plano de trabalho  O documento detalha de maneira minuciosa o andamento de um mesmo projeto e mostra como os recursos foram empregados em cada fase.

2. Relatório de execução físico-financeira  Este formulário deve ser preenchido pela Unidade Executora de acordo com os dados contidos no Plano de Trabalho. O registro serve para detalhar os valores aplicados dentro de um período de tempo. Serve também para avaliação do órgão financiador quanto aos objetivos atingidos e maneira como os recursos foram aplicados.

3. Execução da receita e da despesa  A declaração é o registro dos valores recebidos para aplicação no projeto (as receitas) - que inclui os rendimentos de aplicações financeiras - e das despesas realizadas na sua execução.

4. Relação de bens (adquiridos, produzidos ou construídos com recursos recebidos)  Resultado da aplicação de recursos públicos, equipamentos e material permanente - ou seja, os bens móveis adquiridos ou produzidos e os bens imóveis construídos - devem ser declarados e estar em conformidade com o Plano de Trabalho aprovado.

5. Instruções e recomendações sobre aplicação de DMPP  Orientações sobre como montar o processo de prestação de contas de Despesa Miúda de Pronto Pagamento (DMPP) - trata-se de uma verba oriunda da arrecadação de ICMS, destinada à compra de produtos usados no dia-a-dia da escola, como cola, papel sulfite e desinfetante, sem o objetivo de fazer estoque.

6. Balancete de prestação de contas  Serve para documentar as despesas da escola. Deve ser preenchido com os números das notas fiscais, as empresas fornecedoras e os valores pagos, sempre que a instituição receber verba para DMPP. Os demais códigos estão na nota de empenho (documento que contém os dados sobre a verba depositada, enviado pela diretoria de ensino).

7. Pesquisa prévia para aquisição de DMPP e materiais de consumo  Para cada produto que deseja adquirir, a escola deve fazer uma pesquisa prévia de preços. Os valores levantados são explicitados nesse documento, junto com o da nota fiscal da compra. No campo "unidade", o diretor informa se o item se trata de pacote, unidade, caixa etc. Especificação, quantidade e preço dispensam explicação.

8. Demonstrativo da execução da receita e da despesa e relação de pagamentos efetuados  Tem o objetivo de demonstrar os pagamentos feitos pela Associação de Pais e Mestres. O diretor executivo da APM deve listar as notas fiscais dos produtos adquiridos com a verba do Programa Dinheiro Direto na Escola (PDDE), recebida anualmente, e os valores gastos. Nesse caso, também é necessário realizar pesquisa de preços.

9. Termo de doação  Tudo o que se compra com verba federal destinada a APM deve ser doado à Secretaria de Educação Estadual, passando a integrar o patrimônio público (a escola não é dona dos objetos que abriga). Ao preencher esse termo, a máquina fotográfica e os pufes da sala de leitura, por exemplo, ganham uma chapinha com um número, que constará no inventário da instituição.

10. Relatório de prestação de contas - Programa Escola da Família  Trata-se de mais uma planilha de prestação de contas, só que destinada às instituições que integram o Programa Escola da Família e que recebem verba da Fundação para o Desenvolvimento da Educação (FDE). O projeto, porém, foi encerrado na maioria das UEs.

11. Relatório de prestação de contas - manutenção preventiva  A cada três meses, a Associação de Pais e Mestres recebe uma verba da Fundação para o Desenvolvimento da Educação (FDE), destinada à manutenção do prédio. Essa verba pode ser usada para trocar vidros, desentupir banheiros, consertar muros etc.. Na planilha, o diretor executivo da APM deve listar as notas fiscais de todos os materiais ou serviços adquiridos. Em "conciliação bancária", entram os valores gastos, sem discriminação.

12. Conferência de documento fiscal e comunicação de incorreções  Serve para as notas fiscais emitidas com rasura. O diretor deve preencher o código correspondente à irregularidade, especificar a informação correta e voltar à empresa para pedir que o responsável carimbe e assine o documento.

FONTE: http://gestaoescolar.org.br/administracao/documentos-uteis-gestor-escolar-430760.shtml