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OTIMIZANDO SEU ESCRITÓRIO PARA A PRODUTIVIDADE

Seu escritório é uma bagunça. Você mal sabe onde coloca seus papéis. Seu computador, pior ainda. Sua área de trabalho parece mais um bloco de carnaval, com tantas cores e formas diferentes. Suas tarefas atrasam, você perdeu as contas de quantos arquivos já perdeu e teve de refazer nessa zona.

Acho que é hora de você rever sua organização. Mas como fazer isso?

Um ambiente desorganizado reflete a mente de uma pessoa confusa. Muitos dos casos de desorganização começam em casa devido a exaustão, stress e até o burnout. Outros podem começar por problemas emocionais e/ou financeiros. E alguns casos, a minoria, por pura falta de costume.

Me diga: em um ambiente como esse, como você conseguirá relaxar e curtir momentos de calmaria antes do stress no trabalho? (Fonte: matthewmatt.wordpress.com)

Alguns passos podem ser seguidos para guiar os desorganizados. Tentaremos resumir alguns deles aqui.

O primeiro passo: sua casa

Pergunte a uma amiga ou algum conhecido que seja muito organizado: minha casa é bagunçada? Se a resposta for sim e você não sabia disso, precisa mudar alguns hábitos.
Comece sempre pelo lugar em que você passe a maior parte do tempo em seu lar. Pode ser a sala, o quarto, cozinha, varanda. Veja tudo que está fora do lugar e é superficial para o ambiente, não servindo nem como decoração.

Guarde documentos em uma pasta. Papéis que você não precisa, jogue fora. Guarde roupas nos armários. Leve para uma gaveta todos apetrexos eletrônicos que você não usa. Esconda os fios de sua casa. Arrume as lâmpadas estragadas.

Você vai perceber que pode até precisar pintar as paredes de casa para que ela fique mais limpa.

O importante é deixar o ambiente mais limpo possível. Isso é uma dica com base científica. Estudos mostram que ambientes contendo muita informação (objetos, pessoas etc) são naturalmente estressantes. Chegar em casa e ver tudo organizado te deixará muito mais leve.

O segundo passo: seu trabalho

Você é daqueles qur adora enfeitar sua mesa com fotos, brinquedos, lembrancinhas e afins? Passe a limitar a quantidade. Você pode até trocar todo mês, mas, a não ser que você seja alguém que precise desses objetos para seu trabalho, eles podem esperar um mês em uma gaveta para voltar a vida.

Para aqueles que passam o dia no computador: organize suas pastas por assuntos, datas e ano. Arquive documentos antigos. Mais importante, faça um backup físico e um na nuvem. Programas como crashplan ou dropbox são muito usados para este trabalho.

Classifique as pastas por assuntos e mantenha em sua sala apenas documentos e papéis que você usa frequentemente. Tente ao máximo banir o uso de papel em sua rotina e use o computador. Se seus amigos de trabalho insistem no papel, escaneie tudo que eles mandam e arquive o original longe do seu espaço de trabalho.

Este é um exemplo de ambiente de trabalho bem organizado. Ainda existem muitos itens neste ambiente, muita informação. Mas a forma que estão organizados deixa espaço suficiente para a produtividade. (Fonte: traceyscleaning.com)

O terceiro passo: a otimização do espaço

Com o tempo de uso do novo ambiente, você vai ver que mais coisas que imaginava são desnecessárias. Alguns processos são ineficientes e devem ser modificados ou banidos completamente do local de trabalho.

Esta etapa é a que demanda mais paciência pois ela depende do tempo e de seu conhecimento do novo ambiente.

O quarto passo: a continuidade da organização

Avalie sua organização constantemente. Veja como e onde você pode melhorar. Tendemos sempre a voltar ao estágio anterior, desorganizado. Por isso devemos ter muito cuidado após executar tudo, modificar nossa rotina e ambiente de convivência.

Otimizar o ambiente de trabalho não é apenas uma escolha. Torna-se um estilo de vida que envolve inclusive melhorias pessoais. As coisas complicadas ficarão muito mais fáceis. E essa simplicidade resultará em ganhos inigualáveis em sua qualidade de vida.

FONTE:
Ponto RH

10 FORMAS DE TRABALHAR MAIS EM MENOS TEMPO!

Eu trabalho muito. Isso me envergonha um pouco, para ser bem honesto. Mas o que realmente me incomoda sobre esse cenário, quando isso acontece, é que eu não realizo coisas maravilhosas e surpreendentes. Em vez disso, eu fico realmente cansado, e realmente aborrecido, e eu trabalho cada vez mais lento e ineficaz, o que acaba me fazendo ter que trabalhar ainda mais.

É estúpido, mas todos nós fazemos isso. O que eu sempre pareço esquecer é que o ponto de trabalhar duro não é trabalhar mais, mas para fazer mais. E, se eu posso fazer isso em menos tempo, eu posso cair fora e passar o resto do dia fazendo algo muito mais incrível. Isso tudo resume-se a ser mais produtivo com o tempo que tenho. Como?

Eu desenterrei algumas pesquisas sobre como agendar o seu dia para a produtividade ideal e reuni as principais técnicas abaixo.

Dormir mais e melhor

A ciência prova que mais horas de sono leva a significativamente maior produtividade e desempenho em geral. Um estudo de 2012 com cerca de 400 funcionários na Suécia descobriu que aqueles que dormiram muito pouco (definido como menos de seis horas por noite) foram os mais propensos a sofrer burnout/estafa no trabalho, enquanto resultados de pesquisas revelaram que a insônia e privação de sono traz uma perda de produtividade financeira de mais de US$60 bilhões de dólares a cada ano para as empresas. Parece até negativo isso, mas quanto mais você dorme, o mais provável que você seja capaz de fazer tudo. Então vá em frente e entre em um sono profundo. Você não só vai ser mais produtivo, mas mais feliz, mais saudável e muito mais agradável estar ao redor.

Organizar seu trabalho

Se há uma coisa que me ajuda a ficar muito mais produtivo em um dia, é fazer uma lista de coisas a fazer. Claro, geralmente essa lista de coisas a fazer inclui muito mais do que posso enfrentar em oito horas. É aí que a programação entra. De acordo com especialistas agendar tanto quando quanto onde você vai realizar tarefas específicas ajuda a garantir que seja feito. Basta escolher algumas das coisas mais importantes e urgentes da sua lista principal de cada dia e agendar blocos específicos de tempo para garantir que você realize-os.

Faça as coisas mais difíceis primeiro

Seu cérebro é como um músculo e ele só tem uma quantidade finita de energia. De acordo com pesquisa, nosso cérebro funciona em ciclos de 90 minutos iniciais de alerta e progredi para a fadiga mental. Então, se você tem um trabalho difícil, estressante, ou mentalmente exaustivo a fazer, o melhor é sentar-se e fazê-lo em primeiro lugar. Isto irá assegurar que você esteja abordando as tarefas mais difíceis quando você está mais focado e produtivo. Além disso, se você começar o dia completando as tarefas que você teme mais, você vai carregar esse baixo nível de estresse e sentimento de realização com você durante todo o dia, passando uma boa energia a todos ao seu redor.

Tirar soneca

Como eu mencionei acima, o sono é muito importante, mas se você não conseguiu sono o bastante na noite anterior, uma soneca rápida pode ajudar a melhorar sua fadiga mental. Pesquisadores da NASA descobriram que os pilotos que participaram de sonecas curtas de 40 a 45 minutos melhoraram o seu desempenho em 34% e seu estado de alerta em 54%. Se isso soa como mais cochilo do que você pode pagar, até mesmo uma curta soneca vai fazer efeito, especialmente se você adicionar cafeína. Experimentos realizados mostraram que apenas 15 minutos fechando os olhos, combinados com uma xícara de café, pode deixar as pessoas incrivelmente renovadas. Apenas beba isso rápido, então faça um breve descanso no trabalho. A cafeína vai demorar cerca de 15 minutos para atingir a corrente sanguínea; quando você acorda, você vai ter uma dose dupla de vigília.

Ao otimizar seu tempo de trabalho, você vai ter mais tempo livre para se dedicar a mais projetos e assim, ter mais sucesso nos negócios.

Paz e tranquilidade no trabalho

De acordo com uma pesquisa de 2013, 61% dos trabalhadores de escritório disseram que estavam distraídos por barulho de escritório e colegas de trabalho que falavam alto. Então, quando você está programando o seu dia para a produtividade, pense sobre quando e onde você vai tirar o máximo de paz e sossego. Isso pode significar chegar ao trabalho mais cedo, ficar até mais tarde, ou fazer o almoço, depois que todos já retornaram. A chave é encontrar algum tempo para lidar com as tarefas mais mentalmente desafiadoras.

Intervalo de trabalho

Lembra que eu disse que o cérebro funciona em ciclos de 90 minutos? O que isto significa é que você vai tirar o máximo feito se você trabalhar em intervalos de 90 minutos também. Tente agendar-se para 90 minutos de trabalho em um projeto específico em um momento, e então uma tomada de pausa. Tome menos de cinco minutos para fazer um lanche, levantar-se e se esticar, ou olhar para fora da janela podem ajudar a refrescar o seu cérebro para a próxima tarefa.

Abandone a multitarefa

Você pode pensar que você é um bom multitarefa, mas as chances são que você está errado e há muitas pesquisas para provar isso. De fato, a pesquisa mostra que a multitarefa pode colocar uma piora de até 40% no desempenho. Isso porque cada vez que virar para algo novo, nosso cérebro tem que se reajustar. Essa mudança algema a produtividade e coloca você em maior risco de sobrecarga mental. Programe o seu trabalho em blocos e (tanto quanto possível) faça uma coisa de cada vez. Pode se sentir menos produtivo, mas você vai conseguir mais no cenário geral.

Almoce fora de sua mesa de trabalho

De acordo com pesquisa, 62% dos trabalhadores comem almoços tristes e incolores direito onde eles se sentam e continuarão sentados por horas. Não é apenas triste. É improdutivo, de acordo com pesquisas, que descobriram que ter uma folga e quebra no almoço ajuda a aumentar a produtividade. Então, levante-se e desfrute do seu almoço longe de sua mesa de trabalho. Melhor ainda, leve o seu almoço para fora, em um ambiente verde. Várias pesquisas já descobriram que espaços verdes também pode aumentar significativamente o humor e a produtividade.

Seu chefe pode não apreciar os vídeos de gatinhos que você vive olhando no YouTube, mas talvez você deva mostrar-lhe os resultados deste estudo. Uma equipe de pesquisadores japoneses descobriu que pessoas para as quais foram mostradas imagens de animais adoráveis ​filhotes foram mais produtivos do que aqueles para os quais se mostraram outras imagens atraentes. Se uma pequena dose de fofura ajuda a alimentar o seu dia de trabalho, agende cinco minutos para assistir a um vídeo do YouTube ou folhear algo na seção de animais em algum blog especializado. O fato de que todos nós estamos tão estressados nos dias de hoje só poderia ser a razão pela qual este tipo de conteúdo ficou tão popular!

Fugir do trabalho

Quando se trata de rejuvenescimento seu cérebro, as férias são muito parecidas com cochilos. De acordo com um estudo realizado por uma empresa de auditoria em 2006, avaliações de desempenho dos funcionários melhorou 8% para cada um adicional de 10 horas de férias que eles tomaram por ano. Mesmo que você só possa gerenciar um ou dois dias de folga, tente ter sempre algum tipo de fuga repousante do trabalho no horizonte. Vai dar-lhe algo para olhar para a frente e ajudar a garantir que você desfrute do equilíbrio entre vida profissional e a vida pessoal.

Como você está fazendo a maior parte do seu dia? Como você avaliaria sua produtividade? Por favor, compartilhe nos comentários.

FONTE:
Ponto RH

COMO CONSEGUIR FOCAR E SE CONCENTRAR NO TRABALHO?

Foco e concentração são essenciais no meu trabalho, principalmente porque eu sou meu próprio patrão e dependo da minha própria produção. Por conta disso, com o tempo e muita pesquisa, desenvolvi técnicas e encontrei outras que se adaptavam muito bem à minha rotina e ajudavam na minha concentração e foco.

Conversando com amigos, descobri que essas técnicas também funcionavam para eles. Começamos a compartilhar algumas ideias e chegamos a algumas conclusões sobre como podemos nos focar e concentrar melhor no trabalho. Conclusões estas que compartilho com vocês abaixo.

É importante saber quando você é mais produtivo

Isto pode parecer óbvio, mas é extremamente útil se lembrar de que hora do dia você é mais produtivo, especialmente se você se encontra em vários lugares durante o dia de trabalho. Eu sou uma pessoa da manhã, por exemplo, para que, assim que eu começar a trabalhar e me instalar, eu cuido das tarefas menos onerosas, como responder e-mails do trabalho e me organizar sobre as prioridades do dia. Eu, então, ordeno o que eu tenho que fazer para o dia e tento começar o mais tardar às 09:00.

Entre 9:00 e meio-dia, eu trabalho em projetos maiores, que terão mais tempo ou tarefas que têm prazos mais curtos. Eu também tento concentrar no trabalho que exige mais esforço mental. Se você é alguém que olha para uma tela de computador durante todo o dia no trabalho, você sabe que por duas horas, seus olhos começam a revirarem e tentar manter o foco se torna cada vez mais difícil. Você pode ser alguém que é mais produtivo no período da tarde, assim que você pode querer tentar realizar tarefas menores realizadas na parte da manhã, ou certificar-se de agendar reuniões durante esse tempo, se possível.

Bom reforçar que se você já está no trabalho desde as oito, e são duas horas da tarde e você não teve uma pausa de tela do computador, pare o que estiver fazendo. Meu maior desafio como um escritor e professor foi quebrar o hábito de trabalhar em um artigo ou preparação de aula por muito tempo, mas ele me ajudou tremendamente em termos de produtividade. Isso se aplica a qualquer trabalho de computador de alta demanda. Faça pausas regulares de tela, e estique o mais rápido que puder. No entanto, como todo o trabalho, faça a gestão do seu tempo de acordo com a sua janela mais produtiva durante o dia. É um ótimo lugar para começar a ficar mais centrado no trabalho.

Apenas diga não a multitarefas

Uma das perguntas na entrevista de emprego de um amigo foi sobre como ele lidava com prioridades conflitantes e o que eu pensava sobre multitarefa. Ele deu uma resposta simples e honesta: “Eu não acho que os seres humanos foram projetados para multitarefa.” Ele passou a me explicar que, embora seja uma prática comum a maioria das pessoas acreditar que a multitarefa aumenta a produtividade, na verdade nos torna menos produtivos. Eu sei que ele não foi o primeiro a fazer essa afirmação, mas até eu experimentar isso, não tinha percebido que o foco em uma tarefa de cada vez é muito mais eficaz do que tentar fazer seis coisas ao mesmo tempo.

Pense nisso em termos de mensagens de texto enquanto dirige. Muitos países estão já tornando o ato de escrever e dirigir ilegal devido ao alto percentual de acidentes de carro causados ​​por uma das formas mais perigosas de multitarefa. Nossos cérebros não são projetados para lidar com a condução de um veículo e se comunicar por meio de mensagens escritas em um dispositivo móvel portátil ao mesmo tempo. Apesar de ser menos mortal, multitarefa no trabalho baseia-se na mesma premissa.

Por exemplo, verificar o seu e-mail enquanto conversa com um colega de trabalho é simplesmente uma má ideia por várias razões. Provavelmente, você vai perder a metade do que o colega de trabalho está lhe dizendo, e, portanto, terá que ter outra conversa mais tarde para obter os detalhes que você perdeu na troca inicial. Além disso, seu e-mail vai demorar o dobro do tempo para ser composto, uma vez que você está tentando se concentrar no que o seu colega de trabalho está dizendo ao mesmo tempo. A mesma idéia com o Facebook, Twitter, e todas as outras distrações possíveis. Eu pessoalmente não entendo no Facebook durante todo o dia de trabalho, nem a verificação de mensagens de telefone até chegar em casa. Mesmo e-mails e mensagens de telefone podem ser uma distração e, por isso não deixe para designar um tempo (de preferência não durante sua janela mais produtiva) para verificar os uma ou duas vezes por dia, e, em seguida, passar para a próxima tarefa.

Deixe o trabalho no trabalho

Enquanto isto pode não ser possível para todos, manter sua vida profissional separada da sua vida em casa é uma maneira de ficar mais focado durante o dia de trabalho. Se você pensar, “Eu só vou fazer isso quando eu chegar em casa”, está menos propenso a se concentrar no que você precisa para terminar o dia e mais propenso a se distrair com o novo status de relacionamento da sua ex no Facebook, ou recuperar o atraso nos blogs que você acompanha.

Mesmo se você não trabalha em um computador o dia todo, é fácil falar sobre o trabalho com o seu parceiro ou amigos uma vez que você sair do escritório ou local de trabalho. Não só isso pode ser irritante para os seus amigos que não são colegas de trabalho, isso também não lhe dá qualquer espaço para simplesmente existir fora do local de trabalho. O trabalho e a casa se ​​tornam um fio contínuo de tarefas que sempre pode esperar até mais tarde. Deixe o trabalho no trabalho, sempre que possível, e você vai achar que você vai ter muito mais realizado enquanto você estiver realmente lá.

E para quem trabalha em casa, separe o ambiente de trabalho do ambiente de descanso. Eu tenho um escritório onde deixo meu computador de trabalho e não levo nada de trabalho para meu quarto ou outros ambientes da casa.

Beba mais água

Todo médico com quem eu já conversei me disse que o cérebro humano funciona melhor quando o corpo está bem hidratado. A maioria das pessoas passam o dia de trabalho na base da cafeína e açúcar, e em pequenas doses, esses estimulantes podem realmente aumentar o seu foco. Café pode ajudar você a prestar atenção e ser mais construtivo com o seu tempo. Ele também pode desidratá-lo muito rapidamente se você não reabastecer o sistema com água.

Um dos meus truques, de fato, é duplo: eu bebo mais água para que eu mantenha os níveis de hidratação assegurado ao mesmo tempo que eu fico longe da tela do computador, muitas vezes, mesmo que seja apenas para usar o banheiro. Enquanto isso funciona na maioria das vezes, muitas vezes eu me vejo sentado ali e de repente percebo que minha bexiga se sente como se ela está prestes a explodir, e que eu tenho que usar o banheiro, me levantar e descansar um pouco (algo que você acaba esquecendo quando está muito focado). Seja qual for o seu método, tente beber pelo menos 3 litros de água por dia. Eu descobri que isso ajuda muito com uma sensação geral de bem-estar e clareza mental.

Ao criar delimitações para seu trabalho, você consegue também delimitar seus limites de concentração e foco, melhorando sua produtividade.

Durma mais

Eu sei que os meus dois últimos pontos soam mais como uma mãe dando conselhos sobre como evitar a gripe, mas este último ponto eu não posso enfatizar o suficiente. Não só eu deixo o trabalho no trabalho, mas também volto para casa na sexta-feira à noite, em vez de sair com os amigos e me forço a ir para a cama antes da meia-noite. Tanto na sexta à noite quanto sábado à noite eu tenho pelo menos oito horas de sono, e eu tenho sido mais produtivo do que eu já fui em minha vida.

Além disso, eu fico com um humor melhor e me sinto mais energizado todo o fim de semana. Eu não sei por que eu esqueço o quanto é importante para obter uma quantidade adequada de sono. Talvez porque eu estou mais interessado em terminar uma temporada do meu seriado favorito ou mais um capítulo daquele livro que estou lendo. Em qualquer caso, todos meus amigos com quem conversei reforçaram que ir para a cama cedo o mais rápido que puder ajudou muito na concentração, foco e qualidade de vida de cada um deles.

Regra do “+5”

Existem dois tipos de pessoas – aqueles que aprenderam a trabalhar pela frustração, e aqueles que gostariam de ter aprendido. A partir de agora, se você estiver no meio de uma tarefa e tentado a desistir, basta fazer mais cinco.

Leia mais cinco páginas. Termine mais cinco problemas de matemática. Trabalhe mais cinco minutos.

Assim como os atletas constroem a resistência física indo além do ponto de exaustão, você pode construir resistência mental indo além do ponto de frustração.

Assim como os corredores obtém seu fôlego extra por não desistir quando seu corpo protesta, inicialmente, você pode obter o fôlego mental por não desistir quando sua força de vontade protesta inicialmente. Continuando a concentrar-se quando o cérebro está cansado é a chave para esticar o seu tempo de atenção e construir resistência mental. Essa lição chegou ao ponto de um de meus amigos começar lendo apenas 5 páginas de livros acadêmicos por dia e chegando hoje a quase 50, depois de 3 meses se esforçando. É incrível, e você também pode conseguir.

Com foco e concentração na medida certa, você conseguirá chegar muito mais rapidamente aos seus objetivos pessoais e profissionais.

Conquiste sua procrastinação

Se há algo que eu e meus amigos tememos é a procrastinação. Não sabe como se concentrar? Você está adiando uma tarefa ou projeto nos quais você deveria estar trabalhando? Isso são formas de procrastinação. É incrível quanto tempo leva para completar algo no qual não estamos trabalhando.

Da próxima vez que você está prestes a adiar uma responsabilidade pergunte a si mesmo: “Eu tenho que fazer isso? Eu quero-o feito de modo que não está ocupando minha cabeça? Será que vai ser mais fácil depois?” Essas três questões podem dar-lhe o incentivo para aplicar-se mentalmente, porque elas te deixam cara a cara com o fato de esta tarefa não ir embora, e o adiamento só vai aumentar a sua culpa e tornar esta tarefa onerosa, ocupando mais da sua mente e do tempo.

Ver tudo como se fosse a primeira ou última vez

Da próxima vez que sua mente estiver há um milhão de quilômetros de distância, basta olhar ao seu redor e ver realmente o seu entorno. Estude essa flor requintada no vaso. Aproxime-se do quadro na parede e se maravilhe com o artesanato do artista. Perceba seus trabalhos sobre outros olhos, tente completar cada um deles de uma forma diferente. Empolgue-se com cada tarefa que você tem e tire o máximo de proveito de cada uma delas. Assim, o prazer não acaba e esse vício saudável te dará gás para continuar concentrado e focado.

Considerações Finais

Enquanto estes são os principais ajustes para a minha vida e de meus amigos que ajudaram a mais em termos de ser mais focado e produtivo no trabalho. Mas reconhecemos que todo mundo funciona de forma diferente. Eu adoraria ouvir mais dicas sobre habilidades de concentração de nossos leitores. Sinta-se livre para compartilhar algumas das maneiras que você usa para ficar mais concentrado e realizar suas tarefas diárias, seja no escritório ou em casa. O espaço de comentários abaixo é todo de vocês!

FONTE:
Ponto RH

COMO AUMENTAR A PRODUTIVIDADE: 4 TÉCNICAS PARA USAR AINDA HOJE

FONTE: Youtube

10 DICAS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE PESSOAL

O tempo é um recurso muito limitado e você pode sentir que não tem dele suficiente para concluir as tarefas. Para alcançar um nível melhor de produtividade e aumentar sua eficiência pessoal, você pode começar a adotar certos procedimentos para não deixar que sua produção seja completamente prejudicada.

Aumente a produtividade com organização

Organizar as coisas na ordem correta é uma das tarefas importantes que o ajudarão a aumentar sua produtividade pessoal. Quando as coisas estão bem organizadas, seu cérebro vai conseguir dar o máximo. O que geralmente acontece é que você é incapaz de encontrar papéis importantes em sua prateleira no momento da necessidade. Encontrar o papel correto levará a maior parte do tempo que você poderia ter usado em fazer o seu trabalho. Organização primeiro, depois o resto.

Conheça o seu melhor momento para produzir

Algumas pessoas se sentem confortáveis trabalhando na manhã, enquanto outras são mais produtivas à noite. Cada pessoa tem um melhor momento para trabalhar, o momento em que se encontram mais produtivos. Você precisa saber seus momento ideal de trabalho para o melhor desempenho na produção pessoal.

Produtividade é tempo bem utilizado

Gerir o tempo é importante para todos os indivíduos. O que você fez todo o dia? Como você está fazendo seu trabalho? Como o tempo é limitado, então você deve definir o tempo antes de fazer qualquer trabalho. Defina um prazo para si mesmo. Isso irá ajudá-lo a se tornar mais produtivo em menos tempo.

A produtividade pessoal é o caminho pelo qual você tornará seus dias mais eficientes e conseguirá tirar mais proveito de cada minuto da sua rotina.

Melhore sua produtividade com uma agenda

Agendar as coisas de acordo com o tempo irá ajudá-lo a fluir melhor pela rotina do dia. Defina um horário específico para ler e responder a emails, tempo e horário para reuniões, tempo para assistir TV ou se entreter. Mantenha tudo programado, pois isso ajudá-lo a fazer as coisas de uma maneira fácil. O agendamento reduzirá o estresse e liberará energia. Também aumentará seu senso de poder pessoal.

Crie listas de tarefas para produzir melhor

Na vida cotidiana existem muitas tarefas que são simples de fazer, enquanto algumas são complexas. Você pode criar listas de tarefas para mantê-lo em dia com elas. Você pode fazer uso de aplicativos, ou menos um pedaço de papel para saber tudo que você precisa fazer para poder melhorar sua produtividade.

Elimine distrações para produzir melhor

Quase todas as pessoas tem uma conta em redes sociais ou um aplicativo de bate papo instalado no celular ou computador. Algumas pessoas olham as notificações no Smartphone de 10 em 10 minutos. Basta desconectar-se das mídias sociais enquanto trabalha e deixar para responder o bate papo quando acabar, para poder se concentrar apenas na tarefa que você está executando.

Gaste menos tempo com entretenimento

Não é que você não deva se entreter. O problema é você gastar tempo demais se entretendo e com isso, prejudicar sua produtividade. Reserve um tempo específico para se entreter todos os dias e deixe esse tempo separado, sempre. Use esse tempo com sabedoria, e até seu tempo de entretenimento será melhor aproveitado.

Faça pausas para descansar

Trabalhar por muito tempo pode torná-lo menos eficiente. Um descanso a cada meia hora pode torná-lo motivado e renovado. Divida o seu trabalho por algum tempo como 5 ou 10 minutos e apenas relaxe nesses momentos. Você também pode jogar algum jogo em seu telefone ou computador, conversar com alguém, ou ver algumas fotos engraçadas na internet. Essas coisas vão mantê-lo refrescado e sua mente enérgica.

Exercícios para mais produtividade

Exercício diário irá mantê-lo produtivo durante todo o dia. Exercício é uma das melhores maneiras de aumentar a energia e trabalhar de forma mais eficiente. Faça exercícios até 5 vezes por semana, por pelo menos 20 minutos de alta intensidade. Isso vai reduzir seu cansaço e te deixar melhor preparado para uma rotina cheia..

Passe alguns minutos se preparando para o dia seguinte

Antes de começar qualquer data, você deve preparar uma agenda com o que você vai fazer no dia seguinte, o que você está planejando alcançar. No dia seguinte você vai encontrar-se pronto, e seu dia será muito mais saudável. e produtivo.

Como você se torna mais produtivo? Quais são os hábitos que tornam seu dia mais eficiente?

FONTE:
Ponto RH

COMO TORNAR SEU ÓCIO MAIS PRODUTIVO?

Falta tempo não porque não há tempo suficiente, mas porque perdemos muito tempo com outras coisas. É por isso que essa citação representa uma estratégia simples, mas eficaz, para aumentar nossa produtividade. Se determinarmos que mesmo nosso tempo ocioso será produtivo, minimizaremos o tempo perdido e tornamos cada momento valioso.

Muitas vezes desperdiçamos o tempo por estarmos ociosos sem perceber. Então, determinar nunca ficar realmente ocioso é uma boa estratégia para não perder tempo. Isso te ajuda a reconhecer o tempo ocioso e te levar de volta ao estado de começar a fazer alguma coisa. Enquanto você ainda terá algum tempo ocioso sem produção, você vai aprender a reduzi-lo consideravelmente e produzir 

Ócio produtivo

Em primeiro lugar, vamos definir o que se entende por “ocioso”. O tempo ocioso é o tempo que passamos em algo diferente do que deveríamos estar fazendo. Sabemos que devemos fazer algo, mas procrastinamos fazendo outra coisa ou ficamos distraídos. Isso é tempo ocioso. E para lidar com esse tipo de ócio, existem três etapas simples para minimizar o tempo de inatividade.

Planeje o que deseja fazer todos os dias para ter seu ócio criativo

O primeiro passo é ter uma ideia clara do que é considerado “não ocioso”. Planeje o que deseja fazer todos os dias. Para esse propósito, tenha algumas rotinas que cobrem a maior parte do que você precisa fazer diariamente. Você também deve estabelecer algumas das tarefas mais importantes do dia, embora em alguns casos elas já estejam cobertas por suas rotinas diárias. Tudo isso te dá uma ideia clara do que é “não ocioso”.

Tornar seu ócio mais produtivo vai te ajudar a completar mais tarefas e tornar sua rotina muito mais satisfatória.

Observe a ociosidade

O próximo passo é observar os sinais de ociosidade. Como você já possui um plano, deve ser mais fácil fazer isso. Pergunte-se de vez em quando: “estou agora ocioso?”. A simples ideia da ociosidade é qualquer coisa que esteja fora do seu plano. As exceções são coisas inesperadas que tem maior prioridade, como tarefas relacionadas à família.

Aqui estão alguns exemplos de ociosidade para ajudá-lo a reconhecê-los:

• Navegação aleatória na internet
• Leitura de e-mail quando é hora de fazer outra coisa
• Conversas desnecessárias
• Muito pensamento antes de tomar medidas
• Assistindo TV mais do que você deveria
• Deitado na cama, a menos que você decida que é hora de descansar
• Assistindo vídeos quando você deveria estar estudando

Volte a fazer o que você tem que fazer sempre que estiver ocioso

Sempre que sua resposta à pergunta “estou agora ocioso?” for positiva, você deve voltar ao estado de fazer o mais rápido possível. Pare de estar ocioso e comece a fazer o que você deveria fazer. A primeira etapa desse processo deve ajudá-lo a decidir o que deve fazer sem gastar muito tempo para pensar.

Esses três passos são simples, mas não são fáceis de aplicar. O problema geralmente é o número dois e às vezes, o número 3. Talvez você não perceba que está ocioso, ou quando o faz, às vezes é muito preguiçoso para voltar a fazer o que deveria. Mas faça um esforço consciente para nunca ser ocioso e você vai melhorar sua situação ao longo do tempo.

Você também pode ver essa estratégia de um ponto de vista diferente. Em vez de vê-lo como minimizando o tempo ocioso, você também pode vê-lo como maximizando o tempo. O que você deve fazer é maximizar a sua quota de tempo cada dia. Digamos que você esteja acordado 17 horas por dia. Você deve tentar ter o máximo possível no estado de fazer as coisas. Se a taxa atual for de 50%, você deve aumentar para 60%, 70% e assim por diante.

FONTE:
Ponto RH

SAIBA MAIS SOBRE SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO NA GESTÃO ESCOLAR

A segurança da informação é um fator, muitas vezes, colocado de lado nos processos da gestão escolar de modo geral. Assim sendo, precisamos levar em consideração que esse recurso de proteção é imprescindível para garantir a prudência no manuseio dos dados de cada estudante e também dos aspectos administrativos da escola.

Portanto, organizar um sistema capaz de oferecer proteção para todas essas informações é fundamental para a instituição. E o gestor escolar pode, por meio dele, oferecer uma coordenação acadêmica adequada, tranquila e transparente para todos os envolvidos na comunidade escolar.

Neste post vamos te ajudar a entender a necessidade da preocupação com a segurança da informação na gestão escolar. Confira!

Mas, afinal, por que os dados são tão importantes?

Para que os estabelecimentos de ensino funcionem adequadamente, existe um grande fluxo de informações armazenadas em seus arquivos, sejam eles físicos ou virtuais. Nesse sentido, para garantir uma educação de qualidade e uma experiência acadêmica satisfatória para os alunos, é fundamental fazer um levantamento com todas as particularidades de cada discente e, a partir disso, desenvolver um plano de ensino adequado às necessidades de cada um.

Portanto, manejar esses arquivos sem correr o risco de perder alguma informação, seja por falhas no sistema informatizado, seja por erro humano, é um problema grave que precisa ser minimizado. Dessa forma, cuidados específicos são exigidos do gestor responsável pela segurança desses dados.

Então, qual sistema devo utilizar para garantir a segurança da informação?

Arquivos de papéis e discos rígidos são técnicas ultrapassadas de armazenamento de dados na gestão de documentos escolares. Com o avanço da tecnologia e o desenvolvimento de ferramentas poderosas no que concerne ao acúmulo de informações, é muito importante reavaliar as estratégias que estão sendo empregadas em sua escola.

Ao passo que a consulta de informações dispostas no papel torna a administração muito lenta e trabalhosa, os hardwares podem apresentar problemas tecnológicos e de segurança, colocando em risco a integridade dos dados e inutilizando todos os esforços para manter um trabalho eficiente e organizado.

Nesse sentido, um sistema em nuvem para armazenamento e segurança de informações e dados escolares é a opção mais adequada. Esse procedimento consiste no compartilhamento de informações em nuvem, ou seja, todos os dados são enviados para um servidor na rede e permite um acesso de qualquer lugar e a qualquer momento utilizando simplesmente um equipamento eletrônico que esteja conectado na internet.

Quais são os benefícios de utilizar esse sistema?

A segurança dos dados deve ser o fator preponderante na escolha de um sistema para sua escola. Além de otimizar processos da rotina escolar, esses mecanismos são capazes de manter suas informações livres do perigo e ainda oferecem mais comodidade na hora de manusear os dados via internet. Ademais, confira outros benefícios desse sistema:

• preservação da segurança física e da rede online;
• armazenamento de backups atualizados para não perder nenhuma informação;
• canais seguros e protegidos de ataques cibernéticos;
• flexibilidade de ampliação da memória contratada;
• redução de investimentos em estrutura e pessoal.

Concluindo, manter as informações seguras de ataques que ameacem a privacidade dos alunos do seu estabelecimento é uma etapa que requer muita prudência. Por isso, a segurança da informação é uma tecnologia primordial no combate aos pontos vulneráveis que os dados podem apresentar quando expostos na internet.

Agora que você já sabe da importância de investir na segurança da informação, que tal conhecer mais sobre o gerenciamento escolar? Baixe agora mesmo o nosso e-book sobre “os principais benefícios de um sistema de gestão educacional” e continue aprofundando seu conhecimento nesse assunto!

FONTE:
GENNERA/Blog

CONHEÇA 5 DICAS PARA FAZER A GESTÃO DE DOCUMENTOS NAS ESCOLAS

Imagine se no início do ano letivo a escola estiver uma bagunça? Poucos funcionários sem informações, papéis de matrícula todos misturados e pais nervosos e descontrolados… Por isso, organizar documentos e dados sobre os alunos é fundamental para o bom andamento da gestão escolar.

Neste post listamos 5 dicas para facilitar a gestão de documentos nas escolas, sem comprometer o andamento das outras tarefas cotidianas. Veja as sugestões!

1. Capriche! O atendimento é seu cartão de visita

Aproximar escola, alunos e responsáveis é uma das atividades que estreita as relações entre a comunidade escolar. Fazer da instituição de ensino um lugar agradável, em que as pessoas envolvidas se sintam como se estivessem em casa é transformar a escola em um espaço aconchegante e convidativo.

Para isso, é preciso treinar a equipe, qualificar os profissionais para que eles possam tanto realizar um atendimento de qualidade quanto receber as crianças de forma adequada.

2. Separe os documentos por categorias

Arquivar documentos — seja por data, por ordem alfabética ou por tipo — contribui para que o material sempre permaneça organizado.

Relatórios, boletins com notas das provas, histórico escolar, estatutos etc., devem ser arquivados separadamente para facilitar tanto a vida de quem manuseia essas pastas quanto a de quem os solicita.

Outra sugestão é etiquetar as pastas ou adesivar com cores diferentes para localizar os documentos mais facilmente.

3. Use equipamentos e móveis adequados

Assim como há maneiras de arquivar documentos, eles podem ser armazenados em equipamentos adequados e aí incluem-se prateleiras, estantes, armários e gaveteiros, dependendo do material.

Papéis mais antigos ou que teoricamente serão menos acessados podem ser estocados em móveis específicos, assim como documentos de manuseio frequente podem ser colocados em bandejas mais fáceis de acessar. Materiais que dependem de aprovação para serem encaminhados podem ficar mais próximos aos funcionários.

4. Determine procedimentos frequentes de organização

Para que os documentos sejam sempre encontrados e para que os funcionários prestem um atendimento de qualidade frequentemente, algumas regras devem ser cumpridas.

É preciso que o gestor tenha controle sobre sua equipe no sentido de verificar se seus funcionários estão colocando os documentos sempre no mesmo lugar depois de consultá-los, se papéis desnecessários estão sendo descartados ou se algum documento que se perdeu foi encontrado ou outro foi providenciado. Com isso, evita-se o desgaste e a perda da imagem organizada que se quer passar.

5. Utilize a tecnologia na gestão de documentos e poupe tempo

Programas (softwares) que imprimam diplomas, históricos, boletins ou informes escolares minimizam a burocracia, assim como planilhas digitalizadas agilizam processos, organizam o setor e geram economia para a escola.

Há ainda sistemas de gestão acadêmica capazes de armazenar as informações, que podem ser impressas de acordo com a necessidade, livrando a escola de milhares e milhares de cópias desnecessárias e contribuindo para que pais e alunos tenham acesso a documentos que podem ser solicitados e impressos em casa, como boletos para pagamento da mensalidade, lista de material escolar etc.

Uma das formas de organizar processos para a coleta de documentos dos alunos durante a vida acadêmica é a implantação de uma secretaria virtual, capaz de armazenar dados na nuvem e transformar o arquivamento físico em acervo digital, sem a necessidade de imprimir, por exemplo, históricos escolares parciais, espelho de notas etc., bastando apenas usar recursos como upload e download de arquivos.

Com isso, é possível reduzir idas à secretaria e a quantidade enorme de papel que geralmente é gasta em instituições de ensino. 

Como se vê, há várias formas de transformar a gestão de documentos em algo organizado. Então, gostou desse artigo? Assine nossa newsletter e fique por dentro de mais dicas como essas!

FONTE:
GENNERA/Blog

GESTÃO DE DOCENTES: SAIBA COMO GERIR DE MANEIRA EFICIENTE

A gestão de docentes é uma das mais importantes atividades exercidas pelo gestor ou coordenador pedagógico de uma instituição. É graças a ela, por exemplo, que se torna possível manter uma equipe escolar de sucesso.

Levando isso em consideração, preparamos este post com algumas dicas a respeito de como fazê-la com o máximo de eficiência. Continue a leitura até o fim para saber mais sobre o assunto!

Qual é a finalidade da gestão de docentes?

A gestão escolar é composta por diversas práticas, que vão dos mínimos detalhes da sala de aula ao controle financeiro da instituição. Gerir os professores faz parte desse cenário e é uma das principais atribuições dos profissionais que atuam nessa área.

Dentre suas muitas finalidades, é válido destacar a principal delas: melhorar os resultados da escola ou faculdade. Afinal, analisar a relação que existe entre professor e aluno é uma necessidade mais do que relevante para compreender o desempenho institucional.

Aliás, pode-se dizer que uma baixa qualidade de ensino pode minar as possibilidades do negócio no segmento de educação. Por outro lado, se o ensino-aprendizagem vai bem, a tendência é que a captação de alunos e outros índices também melhorem — sejam acadêmicos, sejam econômicos.

Como fazer a gestão de docentes com excelência?

Engaje os professores

O engajamento tem como principal objetivo manter os professores motivados. Como quaisquer outros profissionais, os docentes devem estar satisfeitos com as condições de trabalho e sentir que estão em um ambiente propício para o ensino.

Existem diversas maneiras de engajá-los e elas vão além de salário, bonificações e planos de carreira, embora esses itens também sejam muito importantes. É preciso, sobretudo, desenvolver projetos pedagógicos interessantes e dar espaço para que eles colaborem com ideias e ajudem a pensar de forma coletiva na escola ou faculdade como um todo, e não apenas na sala de aula.

Incentive a qualificaçãoalunos com a qualidade de ensino. Nesse sentido, uma gestão de docentes deve se preocupar com a qualificação dos docentes, auxiliando

Ter professores mais qualificados implica diretamente na satisfação dos  e investindo em cursos, certificações e especializações.

Incentivar a participação em eventos acadêmicos, como simpósios, seminários e colóquios também é uma excelente alternativa, já que eles mantêm os docentes atualizados.

Alinhe-se em relação à proposta pedagógica

Um docente que não está alinhado à proposta pedagógica da instituição tende a apresentar um pior rendimento. Isso ocorre porque é fundamental que todas as partes (coordenação, gestão e corpo docente) estejam cientes de qual é essa proposta e como conduzi-la no cotidiano escolar.

Caso o alinhamento seja deficitário, é muito provável que as insatisfações apareçam e o trabalho do professor fique comprometido, gerando impressões negativas e prejudicando os alunos. Sendo assim, é imprescindível que os professores se alinhem aos objetivos e métodos da instituição.

Enfim, a gestão de docentes é uma atividade essencial para alcançar os resultados desejados em qualquer instituição educacional. Sem ela, o ensino pode apresentar problemas que devem ser evitados.

FONTE:
GENNERA/Blog

O PERIGO DE FALAR DEMAIS

CALE A ABOCA!

O PASSO-A-PASSO PARA NÃO FALAR DEMAIS

COMO LIDAR COM PESSOAS QUE SEMPRE SÃO DO CONTRA?

Você precisa de um conjunto sólido de ferramentas para lidar com aqueles que entram como obstáculos ao seu sucesso. Só porque as pessoas contrárias, que vão contra você sempre, não devem te impedir de alcançar seus objetivos. Mas como lidar com essas pessoas?

Como lidar com pessoas do contra? Descubra as motivações da pessoa

Certo, algumas pessoas são aleatórias e arbitrárias, mas a maioria das pessoas razoáveis ​​tem um motivo para serem um obstáculo. Faça alguma pesquisa para descobrir os verdadeiros objetivos dessa pessoa. A natureza contrária de alguém pode não ter nada a ver com você, mas se você pode chegar à raiz do problema, pode descobrir uma maneira de aplacar a pessoa e encontrar algum tipo de solução ao problema. Até que você descubra exatamente por que ele ou ela é do contra, você está desperdiçando um valioso tempo e energia.

A arte de discordar pode ter origem nas falhas de comunicação

Muitas vezes, encontros frustrantes são erros simples de comunicação. Você pode ter conhecimento e experiência em uma área específica que não é familiar para seu colega. Também pode ser que ele ou ela é o único com conhecimento e experiência relevantes. De qualquer forma, é melhor compartilhar o que você conhece e trabalharem juntos em uma atmosfera de compreensão. Aproveite o tempo para pedir a perspectiva da pessoa sobre o assunto em questão. Uma vez que você sabe como ele ou ela conceitua a situação, com a comunicação em dia, tudo fica mais fácil de ser resolvido.

Colega de trabalho insuportável e do contra? Comece a atender aos pedidos dela

Um dos segredos da negociação bem-sucedida é descobrir o que a outra parte mais quer. Qual é a única coisa que a pessoa mais deseja? Uma vez que você sabe o que a pessoa quer, defina as circunstâncias em que você pode dar, se possível. E lembre-se que não precisa ser um objeto. Pode ser uma oportunidade, reconhecimento emocional ou social, ou outra recompensa. Pode até ser proteção de uma ameaça percebida. Se você não pode satisfazer completamente suas necessidades, peça à pessoa que sugira uma alternativa e mostre que está disposta a trabalhar para um compromisso para o bem maior.

Pessoa que discorda? Deixe-a investida em você

As pessoas trabalham mais para ser educadas e amigáveis ​​com alguém que gostem e respeitem. Então trabalhe para construir um relacionamento positivo com a pessoa. Tome um interesse genuíno em suas necessidades e desejos. Mostre empatia e compreensão para as preocupações da pessoa. Ajude ele ou ela a entender que você é uma pessoa que é mais do que apenas orientado às tarefa. Ajude a pessoa a ver o maior bem de seus objetivos de forma emocionante e inspiradora.

Crie atalhos sobre as pessoas do contra

Às vezes, você simplesmente não pode orientar as pessoas ao seu modo de pensar. Se isso acontecer, procure outras rotas para o seu objetivo. Idealmente, você quer que as pessoas que causam sua frustração recuem e saiam do caminho. Mas se não o fizerem, use sua criatividade para encontrar outras rotas para alcançar seus objetivos. Não há necessidade de desrespeitar ninguém no processo. O obstáculo de hoje pode ser o suporte de amanhã.

Pessoas que discordam de tudo ou você que está com algum problema?

Você pode estar chateado com aqueles que discordam de você, mas a pessoa do outro lado também pode estar chateada com suas atitudes. Talvez você seja culpado de resistência emocional, territorialidade ou obtusidade. Faça uma pausa da batalha e reflita sobre seu próprio comportamento. Pode haver maneiras para você se abrir para ele, demonstrar boa fé e aliviar a tensão. Você pode até mesmo pedir ao seu “inimigo” especificamente o que você pode fazer para corrigir a situação. Você pode se surpreender com a simplicidade da resposta. Pelo menos, você avaliará até um ponto em que você possa identificar claramente a origem do conflito.

Como você lida com pessoas do contra?

FONTE:
Ponto RH