Plano tático é o segundo nível do planejamento estratégico, no qual as áreas, departamentos ou unidades de negócio se separam para definir seus níveis individuais de contribuição para as metas globais.
Você já viu aqui no blog ótimos posts tratando sobre as etapas do planejamento estratégico. Hoje, nosso foco será o nível tático e como a compreensão sobre essa etapa é vital para o alcance dos objetivos e metas almejados pela organização. Mas primeiro, vamos falar um pouco sobre as características do planejamento tático em si.
O que é o nível tático de planejamento?
Embora hajam várias definições do nível tático de planejamento, todas elas concordam em duas características básicas, mas não menos primordiais:
Contudo, permanece a pergunta: Quais são as implicações destas duas características no macro processo de planejamento? Podemos dizer que o planejamento tático é o meio que transforma as definições do nível estratégico em realidade para a empresa como organização.
É o planejamento tático que desdobra os objetivos estratégicos em metas que serão perseguidas por todas as áreas e estruturas da organização.
E isso que justifica seu caráter de médio prazo, porque se ele não tem um horizonte tão longo como a etapa estratégica, é ele que possibilitará o alcance destes objetivos de longo prazo, estratificado em ações menores e mais setorizadas.
Portanto, o nível tático de planejamento é o principal responsável pelo sucesso na consecução dos objetivos estratégicos.
O planejamento tático em planos de ação
Imagine que um dos objetivos que constam no mapa estratégico de sua organização seja “Conseguir mais parcerias”. Como você perseguiria este objetivo?
O primeiro passo é escolher o método que você pretende aplicar no desenvolvimento de sua ação. Uma metodologia simples e eficiente para o controle de ações é o 5W2H, que tem seu nome da origem inglesa de seus “itens de verificação”:
What
O que será feito
Why
Por que será feito
Where
Onde será feito
When
Quando será feito
Who
Por quem será feito
How
Como será feito
How much
Quanto custará
Escolhida a metodologia, resta agora você elaborar, de fato, seu plano de ação tático. Nossa planilha de Plano de Ação 5W2H vai te ajudar, e muito, nessa etapa. Vamos mostrar o passo a passo de um lançamento, acompanhamento do plano, controle por meio de gráficos e geração de relatórios.
Passo 1)
Ao abrir a planilha, clique na aba de lançamentos (1) para começar a alimentar seus planos de ação.
Passo 2)
Agora é hora dos lançamentos. Essa é a parte mais importante, pois estabelece o planejamento de suas ações, assim, dispense um bom tempo para avaliar seu plano.
Preencha o campo do objetivo (2) com sua meta tática e estabeleça seu nível de priorização (3). Seja o mais exato possível na priorização, para que seus diferentes objetivos táticos não entrem em confronto no que tange ao seu tempo e recurso.
Feito isso, preencha as informações básicas sobre o objetivo (4), seguindo a metodologia 5W2H.
Passo 3)
Agora que você já lançou seus objetivos, é hora de monitorá-los. Para isso, acesse a aba “Conclusão do plano” no menu esquerdo (5) e preencha os campos de controle.
Perceba que as colunas “Plano de ação”, “Início estipulado” e “Prazo de término” (6) já estão preenchidas.
Portanto, você deve controlar e preencher as colunas “Término real” (7), “Status” (8) e relatar se a ação ocorreu conforme o planejado (9) e acrescentar observações (10).
O campo Feedback é automaticamente completado a partir do preenchimento do campo “Término real”.
Passo 4)
A planilha de Plano de Ação 5W2H também conta com a opção de monitoramento do status por meio de gráficos. Para isso, basta clicar na aba “Gráficos” no menu esquerdo.
Nela é possível monitorar os status de seus planos específicos (12), o quão seu planejamento está adequado à sua realização (13) e seu ranking de priorização (14).
Passo 5)
Por fim, existe a possibilidade de gerar um relatório para impressão. Assim, você não precisa se preocupar com as formatações para impressão e todas essas coisas que costumam tomar mais nosso tempo do que deveriam.
O relatório conta com todas as informações importantes sobre o plano, e serve tanto para seu controle pessoal como para a apresentação de dados para outros membros da organização. Para acessá-lo, basta clicar na aba “Relatório para impressão” (15) no menu esquerdo.
Bom, agora você já sabe diferenciar as fases do planejamento, e principalmente compreende a importância da elaboração das táticas da organização, certo? E também já sabe que mais importante que formular objetivos e metas é alcança-las.
Pensando nisso que desenvolvemos a planilha de planos de ação, e acreditamos que, utilizando as dicas que acabamos de te passar, ela ajudará muito no controle das táticas de sua empresa.
Experimente nossa versão gratuita da planilha de Plano de Ação 5W2H em Excel 3.0 e garanta que suas metas transformem-se em resultados!
Planejamento estratégico é um conceito comum no âmbito da administração, que significa o ato de pensar e fazer planos de uma maneira estratégica.
É uma área do planejamento empresarial, que facilita a gestão de uma empresa. O planejamento estratégico auxilia na definição de objetivos e estratégias para alcançar esses objetivos, sendo por isso, uma parte crucial do empreendedorismo.
Planejar estrategicamente significa usar os recursos disponíveis de forma eficiente, aumentando a produtividade de um indivíduo ou empresa. A gestão do tempo é crucial para qualquer empresa, pois é um dos recursos mais valiosos à nossa disposição. A gestão estratégica dos riscos também é uma área importante para qualquer empresa.
O planejamento financeiro também pode ser incluído em uma forma de planejamento estratégico. É de grande importância para a empresa, sendo que remete para a previsão das receitas e despesas, criando uma estimativa dos meios financeiros que serão necessários para o futuro e manutenção da empresa.
Existe também o planejamento estratégico pessoal, que é o ato de pensar a vida pessoal de forma estratégica, identificando a sua missão e valores, juntamente com as metas e objetivos no âmbito pessoal que o indivíduo pretende alcançar.
Planejamento estratégico no Marketing
No âmbito do marketing, o planejamento estratégico ajuda na elaboração de estratégias e resolução de alguns problemas da empresa. Muitas vezes uma empresa não consegue criar e satisfazer necessidades no mercado, porque não planeja estrategicamente. Alguns problemas que podem surgir em empresas sem um planejamento estratégico adequado são: falta de posicionamento, políticas de preços inadequada, falhas de comunicação, canais de distribuição pouco eficientes, etc.
Planejamento estratégico, tático e operacional
Existem três níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional. Em uma empresa de sucesso, estes três níveis funcionam em conjunto e ocorrem na seguinte ordem: estratégia, tática e operação.
O planejamento estratégico tem um longo alcance e é executado pelos responsáveis máximos da empresa, que determinam os objetivos dentro de um prazo temporal (curto, médio ou longo prazo).
O planejamento tático tem um escopo médio na empresa e consiste no pensamento de como os meios ou recursos disponíveis podem ser utilizados para alcançar um resultado favorável. Normalmente este planejamento é uma tarefa de gestão, muitas vezes executada por administradores.
O planejamento operacional de alcance curto está diretamente ligado com a área técnica de execução de um determinado plano de ação.
Etapas do planejamento estratégico
É possível identificar as seguintes etapas do planejamento
estratégico:
Definição de valores da empresa, como a visão e
missão;
Análise do ambiente externo, as oportunidades e
ameaças
para a empresa;
Análise do ambiente interno, mais concretamente as forças e fraquezas da empresa;
Planejamento estratégico é uma competência da administração que auxilia gestores a pensar no longo prazo de uma organização. Alguns itens e passos cruciais para o plano estratégico são: missão, visão, objetivos, metas, criação de planos de ação e seu posterior acompanhamento.
O ser humano tem uma capacidade incrível de se fixar no que é urgente e esquecer solenemente o que é importante. Pense na sua rotina. Quantas vezes você senta para se planejar? Se a sua resposta é “muitas vezes”, está de parabéns. Um ser humano normal vive apagando incêndios. Resolve um problema de um cliente, ajuda um amigo no excel, faz tudo o que precisa ser feito “na hora”. Mas não reflete sobre o que ele quer daqui a dois anos, por exemplo.
Especialmente no início das nossas carreiras, a gente se acostuma a fazer o que aparece para ser feito. Vamos levando assim até perceber que a única forma de chegar a algum lugar é com planejamento: objetivos, metas, valores, decisões difíceis. O planejamento estratégico é a mesma coisa, mas a nível de uma empresa.
No início do negócio, os gestores estão preocupados em vender, entregar e sobreviver. Com o tempo, percebe-se que, o que está sendo feito é “vender o almoço para comprar o jantar”. Sem parar para pensar nas atividades importantes e não-urgentes, o resultado de longo prazo nunca vai melhorar. E aqui não estamos falando de faturar milhões e criar um império. O planejamento também é importante para quem busca mais tranquilidade.
Nesse artigo, eu vou explicar para vocês o formato que eu mais gosto em um planejamento estratégico:
Etapa 1 – Posicionamento e Propósito – definição da cultura organizacional da empresa
Etapa 2 – Objetivos, Metas e Indicadores – quantificando o crescimento
Etapa 3 – Apresentação e compartilhamento – é hora de motivar!
Etapa 4 – Execução e acompanhamento – botando a mão na massa!
Passo 1 – Posicionamento e Propósito
O primeiro grande passo do planejamento estratégico é desenhar a identidade organizacional da empresa. Em linhas gerais, a cultura representa a resposta para as perguntas:
Por que a empresa existe?
Onde ela quer chegar?
Quem levará ela até lá?
Essa fase do plano estratégico é subvalorizada por muitos gestores. Mas ela é muito importante, pois será a base dos objetivos e metas definidos nos próximos passos, além de influenciar todas as atitudes da empresa no futuro.
Valores: Comportamentos praticados/desejados para cumprir a essência e realizar o sonho
A Missão
É o propósito da organização. Não deve estar simplesmente ligado ao produto, mas sim a essência, a algo que a diferencie de todos os concorrentes. Por que a empresa existe?
Exemplos de missão:
Padaria
Exemplo bom: entregar alimentos que tornem os encontros familiares inesquecíveis
Exemplo ruim: vender os melhores pães e itens para lanche da região
A padaria do exemplo bom vai investir cada vez mais em criar um ambiente que integre as pessoas e vai se diferenciar, talvez até criando um café lá dentro. A padaria do exemplo ruim tem uma missão igual a todas as padarias do mundo.
Pequena Consultoria
Exemplo bom: transformar a economia local através da gestão das pequenas empresas
Exemplo ruim: vender e entregar grandes projetos de consultoria de gestão
A mesma coisa é vista no exemplo da consultoria. Uma está preocupada em desenvolver a economia local gerando ainda mais oportunidades. Outra se posicionou identicamente a todas as outras consultorias.
O que não está explícito aí é que é muito mais fácil contratar, desenvolver e motivar colaboradores que valorizam momentos familiares e queiram propagar isso do que vendedores de pão. A mesma coisa vale para a consultoria. Se essa parte do planejamento não for feita da boca para fora, as empresas dos bons exemplos possuem muito mais chances de ter sucesso.
A REGRA NÚMERO 1 DA GESTÃO ESTRATÉGICA É NUNCA CONTRATAR ALGUÉM QUE NÃO ACREDITA NO PROPÓSITO DA EMPRESA
A Visão
É o sonho da organização. Se difere de uma meta, devido ao caráter ambicioso e de longo prazo. Uma padaria poderia ter como meta, por exemplo, aumentar 10% do faturamento no ano seguinte, mas isso nunca seria sua visão.
A visão seria algo mais aspiracional como se tornar a maior rede de padarias do estado em 10 anos, abrindo novas filiais.
A mesma coisa vale para a pequena consultoria. Ela pode ter várias metas, mas a visão dela deveria ser algo como transformar 5 pequenas empresas em grandes empresas em 20 anos. Algo que toda a equipe ficasse orgulhosa de buscar. Onde a empresa quer chegar?
Os Valores
Nós acreditamos nos valores como atitudes a serem mostradas pela equipe que consigam levar a empresa a sua visão. No exemplo da padaria que quer tornar os encontros familiares inesquecíveis, não faria sentido contratar pessoas individualistas ou despreocupadas com a própria família.
Já para alcançar a visão de se tornar a maior rede do estado e abrir franquias, seria importante ter como valores a ambição e a disciplina para implementar e seguir processos.
O mais importante no caso dos valores é definir o que eles significam dentro da empresa. Por exemplo, proatividade. A palavra é linda, mas o que você quer ver nas pessoas em relação a isso?
Proatividade:
Resolver o problema de um cliente antes de consultar a gerência
Se antecipar e contatar fornecedores antes de faltas no estoque
Manter o ambiente de trabalho limpo sem esperar que alguém o faça
ALÉM DE DEFINIR AS ATITUDES DESEJÁVEIS, LEMBRE-SE DE DEFINIR AS INDESEJÁVEIS.
O exemplo da LUZ
Para isso não ficar muito abrangente e você não entender o que eu estou dizendo, vamos ao posicionamento da LUZ:
Desenvolver as empresas através das melhores ferramentas e práticas de gestão
Essa simples frase norteia o nosso dia a dia na empresa. Por meio dela, podemos expandir e pensar no que queremos que a empresa se torne, o que vamos priorizar e muito mais.
Se queremos desenvolver o Brasil por meio de ferramentas, temos que ter certeza que fazemos realmente planilhas de qualidade e isso precisa estar em nossas metas, objetivos e valores.
De qualquer forma, independentemente do caminho que você escolher, é importante ter alguns norteadores que vão fazer o seu plano estratégico ser muito melhor e mais bem aproveitado (seguido) por todos da sua empresa.
1.2. Planejamento Participativo
Seja qual for o propósito da sua empresa, sempre recomendamos a realização de um planejamento participativo, ou seja, realizar todo o processo de planejamento em conjunto com a sua empresa inteira.
Se a sua empresa for grande demais, esse processo pode ser feito primeiro a nível da diretoria e depois cascateado para cada área. Nesse caso, os membros mais importantes cumprem a parte estratégica do plano: identidade organizacional e metas globais.
Depois, os líderes de unidades de negócio e departamentos sentam com suas equipes para fazer o planejamento tático. Ou seja, definir as contribuições de cada um para as metas globais.
Se for uma empresa menor em número de membros (como a LUZ é), é bem possível utilizar todos para chegar em um destino comum. Assim, quando chegar o momento de execução, todos terão uma visão integrada e estarão comprometidos com suas decisões.
Em outras palavras, é uma forma de dividir não só as tarefas, mas o processo de escolher qual caminho a empresa vai seguir. Quem se sente dono de algo, cuida melhor, faz com mais amor e se dedica mais. Um colaborador vai brigar mais para bater uma meta que lhe foi imposta ou uma que ele ajudou a definir?
Se você estiver na dúvida de como fazer o seu planejamento ser participativo, experimente juntar toda a sua equipe em uma sala (ou auditório) para uma sessão de brainstorming ou de levantamento de opiniões. Depois disso, faça cada um dos passos que estamos levantando aqui até chegar nos resultados desejados.
Para o processo não ficar confuso, eu recomendo que sejam nomeados responsáveis pelo plano. Podem ser os sócios do negócio, diretores ou mesmo uma equipe destacada só para isso.
1.3. Ferramentas auxiliares
O nível de conhecimento preliminar que você leva para o planejamento tende a melhorar a qualidade dele. Há algumas ferramentas que podem ajudar a mapear o cenário antes de definir metas, objetivos e planos de ação.
Análise SWOT
Para isso, é possível analisar seus ambientes interno e externo usando a análise SWOT e o diagnóstico empresarial. Vale a pena observar a posição da empresa no mercado e suas forças e fraquezas que ajudarão ou atrapalharão na busca pelos objetivos.
Um ponto forte é considerado uma vantagem competitiva quando ela é rara (não é todo mundo que faz), valiosa (gera percepção de desejo no cliente), inédita (ou não-copiável) e não substituível.
Curva de Valor
A curva de valor nada mais é do que um comparativo com seus concorrentes em relação a atributos valorizados pelo público. Ela é um elemento valioso antes de definir como a empresa pode se diferenciar.
Passo 2 – Objetivos, Metas e Indicadores
O segundo grande passo de um plano estratégico é a elaboração de objetivos estratégicos. Cada um desses grandes objetivos deve ser dividido em objetivos menores (os chamados táticos) e os objetivos táticos devem ter planos de ação atrelados a ele para ele ser considerado concluído.
Seguindo mais ou menos essa cadeia:
Objetivos Estratégicos
Objetivos Táticos
Planos de Ação
Um exemplo de como alguns desses itens funcionam pode ser visto na nossa planilha de planejamento estratégico. Nela, primeiro você define as metas globais da empresa, depois parte para as metas das áreas, departamentos ou unidades de negócio, conforme a imagem abaixo.
Para exemplificar, você define a área de interesse (no primeiro caso, citamos a área financeira) e coloca os indicadores (receitas, lucratividade, etc.). Em um passo posterior você poderá adicionar as metas para esses indicadores.
Veja na imagem abaixo que, quando você traça suas metas reais (planejado), fica bem mais fácil de fazer qualquer tipo de acompanhamento. Nesse caso, na planilha de planejamento estratégico. conseguimos ver mês a mês a evolução das nossas métricas e indicadores:
Para traçar as melhores metas possível, vale entender o conceito de metas SMART:
2.1. Metas SMART
SMART é uma ferramenta utilizada para se definir metas e objetivos dentro de um projeto. Utilizada não só por empresas, mas também por pessoas que desejam alcançar seus objetivos, o SMART é um acrônimo conforme mostra imagem abaixo:
Para não te deixar no escuro, vamos nos aprofundar um pouco mais no conceito SMART:
1. Específico: Seja sempre específico no que deseja alcançar
2. Mensurável: É a capacidade de poder medir uma meta. Ser mensurável torna-se basicamente o fato de obter sempre indicadores para medir resultados.
3. Alcançáveis: Ter uma meta maior do que a capacidade de um negócio torna-se irrelevante para concretização destes, pois de nada adianta sonhar alto e não ter os recursos necessários para concretizar determinado objetivo.
4. Relevante: Qual a importância de tal ação? O que irá agregar tal ação para a empresa? Neste ponto, os objetivos devem estar alinhados com a atual realidade da empresa no mercado.
5. Baseados no tempo: Tempo para iniciar determinada ação e tempo para que determinado objetivo seja alcançado. Estipular um tempo limite para estes fatores é primordial para o sucesso de um projeto.
Exemplo prático de Metas SMART
Vamos ver um exemplo de uma empresa que deseja aumentar seu faturamento em 15% em um ano. Logo, temos:
Específico: Aumentar o faturamento
Mensurável: em 15%
Alcançáveis: Dentro da realidade da empresa, o crescimento chega atualmente até 12% ao ano, deste modo é possível chegar aos 15% com ações de marketing e criação de novos produtos por exemplo.
Relevante: 15% representará o maior faturamento da empresa nos últimos 5 anos.
Tempo: Iniciar o processo para alcançar a meta em novembro deste ano e determinar o prazo de 1 ano para atingi-la.
Deste modo, ao desmembrar os objetivos utilizando as metas SMART é possível obter uma visão de como e quando as metas serão atingidas.
2.2. Painel de indicadores (dashboard)
Se você já definiu suas “metas objetivos”, já está pronto para acompanhá-los com seus indicadores, que são as ferramentas utilizadas para medição de resultados de uma empresa, tendo como base a situação desejada e a situação atual.
A melhor forma de organizar suas informações de resultados é com um bom painel de indicadores (também chamados de dashboards).
Com tudo organizado, faz muito sentido que você faça uma apresentação para que toda a sua empresa fique alinhada. Ter todos os seus colaboradores, gerentes e diretores na mesma página pode ser um grande diferencial na hora de colocar o planejamento em prática.
Embora não precise ser uma apresentação formal em um auditório, recomendo fortemente que seja preparado um powerpoint ou um documento bastante aspiracional e enviado para toda a equipe. A qualidade da forma como o planejamento estratégico será comunicado tem total impacto nas chances de sucesso do mesmo.
Normalmente, para motivar ainda mais, é nessa apresentação que também é apresentado o plano de bônus e dividendos (dependendo do fórum) de fim de ano, caso as metas sejam batidas.
Seguindo esses passos, sua empresa estará preparada para o quarto passo.
Passo 4 – Execução e Controle
Se você acompanhou o nosso passo a passo falando sobre planejamento estratégico até agora, você já:
Tem um direcionamento do que quer fazer como empresa e sabe o seu propósito (que pode ou não estar tangibilizado na sua missão, visão e valores)
Organizou sua metas (objetivos) de maneira SMART e tem definido indicadores para cada uma dessas metas
Conseguiu o alinhamento de toda a empresa em prol dos objetivos que serão buscados
4.1. Execução do Planejamento Estratégico
Chegamos ao nosso quarto passo do planejamento estratégico, que é voltado para a execução do que foi planejado. Esse é o momento mão na massa.
Para a meta de diminuir o valor da dívida, definimos uma ação (colocamos ação 1,2 e 3). Depois disso definimos a equipe responsável, o prazo (mês e ano) de conclusão e o status de desenvolvimento.
Planos de Ação 5W2H
Vale a pena conhecer um dos métodos mais interessantes de controle de ações, a metodologia 5W2H. Este método faz referências às iniciais de palavras em inglês:
1- O quê? (What): Refere-se à tarefa a ser executada (problema a ser solucionado).
2- Por quê? (Why): Sentido pelo qual a tarefa deve ser executada.
3- Como? (How): Refere-se a como a ação será executada e completada.
4- Quem? (Who): Quem irá realizar a tarefa. Se for algo que exige maior quantidade de pessoas, então deve-se pensar em qual equipe será responsável.
5- Quando? (When): Retrata o tempo para ser executada a tarefa. Neste ponto, recomenda-se definir o tempo para início, meio e fim para medir a precisão e eficiência.
6- Onde? (Where): Retrata qual o local será executada a tarefa.
7- Quanto? (How much): Nesta etapa deve-se avaliar se haverá gastos para realizar a tarefa.
Obviamente, você não precisa preencher todos esses campos sempre, basta ter em mente o que é mais importante para você. No nosso caso, colocamos apenas o que (ação), quem (área responsável), quando (prazos) e andamento.
4.2. Revisão do Plano Estratégico
Tão importante quanto a execução, são as revisões. A gente sabe que nem tudo que é planejado segue o rumo que gostaríamos e é concluído no prazo, dentro do orçamento ou da mesma forma desejada.
Pior do que isso, por vezes, sua realidade inteira pode mudar de um momento para outro e, nessas horas, é importante estar atento e revisando suas ações para realizar novas ações prontamente.
Por isso, consideramos que revisões periódicas são peça chave para alinhar qualquer desvio que possa ocorrer ao logo do trajeto.
Como vivemos em uma realidade muito dinâmica, na LUZ, fazemos reuniões semanais de áreas, mensais com toda a empresa e trimestralmente/semestralmente revisamos todo o planejamento estratégico.
A frequência necessária de revisões deve ser estipulada de acordo com cada empresa. Portanto, não existe uma regra a ser seguida quanto ao número ou frequência de revisões de planejamento, pois o que realmente importa é fazê-las quando necessário.
Conclusão e dicas extras
Seguindo um planejamento com disciplina, utilizando-se de uma metodologia eficientemente comprovada (aprovamos os 4 passos aqui apresentados) e conseguindo alinhar as perspectivas da empresa com seu propósito, não existe dúvida de que sua empresa seguirá um caminho muito melhor.
Espero que você tenha gostado. Se eu puder deixar um pensamento com você é que o hábito de planejar é tão importante quanto o de executar o que foi planejado.
De nada adianta fazer planos miraculosos se você não colocar tudo em prática. Por isso, tenha sempre em mente esses 4 passos essenciais para um bom planejamento.
Para fechar com chave de ouro, gosto bastante dessa citação do William Hague, espero que ela te inspire em seus planejamentos e execução – “Existe apenas uma estratégia para o crescimento: Trabalho Duro”
Vídeo: como fazer um Planejamento Estratégico:
Para usar este artigo como referência bibliográfica:
