A gestão por processos garante que a organização funcione de forma eficiente. Além de mapear as ações, esse gerenciamento serve para que todas as atividades se relacionem e colaborem entre si para o bom funcionamento do todo.
Recursos financeiros, humanos, materiais… tudo precisa ser controlado. Mas, como alcançar o sucesso nessa tarefa? Preparamos este post com mais detalhes sobre o assunto. Quer saber como aplicar esse diferencial estratégico em uma instituição? Continue a leitura!
O que é gestão por processos e como ela funciona?
A gestão por processos é o gerenciamento responsável pela integração entre todas as ações desempenhadas pelos diferentes setores de uma empresa. Não a confunda com a gestão de processos — que também tem seu valor e é focado na tarefa — já que ela representa um modelo específico de direção, com enfoque nos resultados e na melhoria.
É claro que a organização é composta por trabalhos distintos que devem ter autonomia para atuar. Contudo, não se pode deixar de lado a importância de manter essas atividades sob a visão sistêmica, ou seja, ao olhar uma determinada parte que consiga avistar o resultado do composto inteiro e todas as outras em funcionamento.
Quais benefícios essa gestão traz?
Pode-se dizer que essa forma de gestão trata a empresa como uma unidade, sem desconsiderar a importância de cada etapa de seu funcionamento. Além de promover a integração dos setores, há outros benefícios que podemos citar:
- otimização do tempo;
- agilidade na tomada de decisão;
- aumento da qualidade dos processos;
- aumento na qualidade dos resultados;
- facilidade na quantificação das metas;
- eficiência no acompanhamento das métricas;
- alinhamento com a estratégia do negócio;
- diferenciação da concorrência.
Pense na gestão por processos como uma forma de arquitetar o andamento da organização. A cada etapa, o foco é melhorar o fluxo das ações. Assim, o sucesso de uma área “deságua” na outra, o que um clima de colaboração, responsabilidade e sinergia.
Assim, se há um gargalo ou áreas com falha na eficiência, fica mais simples aprimorar o processo.
Por que esse modelo é o mais eficiente para a administração escolar?
Quando o assunto é administração escolar, os processos não podem ser destacados um do outro: as atividades funcionam de forma totalmente interligada. Por isso, mapeá-las com precisão é o básico.
A direção precisa ter as ações encaminhadas para que nenhuma fase do fluxo provoque um ônus no processo. Se não há emissão de um aviso acerca da inadimplência, por exemplo, e o departamento não funciona para corrigir a situação, o setor de finanças é prejudicado.
Fazer a gestão com foco em passos como esse, além de monitorar o andamento de cada um deles, é a chave para obter o controle e fazer o sistema funcionar de maneira eficiente. Essa visão dinâmica permite que excessos sejam enxutos, evita desperdícios e despesas.
Como implementá-la na instituição de ensino?
Para implementar a gestão por processos — também conhecida como Business Process Management (BPM) — há desafios e cuidados que são importantes. Falaremos sobre eles a seguir. Acompanhe!
Orientar por resultados
O foco da gestão por processos não se trata das tarefas propriamente, mas sim do resultado alcançado por meio delas. Assim, o objetivo não se perde, as prioridades do método são atendidas e traz à tona as diferenças entre o planejado e o executado.
Otimizar para automatizar
Muitas empresas se preocupam em automatizar tarefas cotidianas, o que resulta em ganho de tempo e produtividade. Contudo, a gestão por processos evidencia a necessidade de automatizar as melhores direções, ou seja, consolidar uma ação só quando ela for a melhor possível dentro das condições de execução.
Imagine a aplicação de simulados, cuja correção dos gabaritos é feita manualmente e por meio do uso de planilhas, por exemplo. Antes de pensar em aumentar a frequência dessa aplicação, com a passagem das informações para o sistema, é necessário otimizar a forma de corrigir e lançar as médias.
Padronizar a qualidade
Uma vez que os resultados auxiliam na busca pelas correções e otimizações necessárias, é muito mais simples encontrar um padrão de qualidade elevado para adequar a sua direção. Diante disso, resta orientar o andamento da organização para que todos atendam o que foi determinado.
O público-alvo tende a entender o atendimento e essa forma de prestar serviço como um patamar a ser alcançado. Nesse sentido, sistematizar as atividades por meio da gestão por processos colabora para a fidelização dos clientes, já que o padrão de qualidade é um dos alicerces para criar uma marca reconhecida e bem posicionada no mercado.
Melhorar constantemente
Com tudo nos conformes, resta repetir o ciclo e buscar nos resultados o que pode ser melhorado nas tarefas. A visão sistêmica deverá ser usada para entender a continuidade das ações por meio de um processo específico.
É importante ressaltar que na gestão por processos, aprimorar os recursos existentes é mais recomendável do que criar novos. O foco está no aprimoramento constante. Perceba como cada momento desse método de administração colabora com a aplicação do outro.
Qual é a grande lição?
Desenhar os fluxos é a primeira parte. O que se espera de cada função precisa ser claro, para que assim as responsabilidades sejam distribuídas corretamente e os resultados acompanhem essa clareza.
Ao encontrar o melhor modelo, a automatização entra em cena, de acordo com as regras e padrões do negócio. O alcance do propósito é medido por meio de indicadores que sejam capazes de traduzir as intenções de medição do gerenciamento.
Por fim, a gestão por processos pede o monitoramento em tempo real, para garantir que os fluxos trabalhem em harmonia, a todo o vapor e eliminem o que não é necessário, o que economizará e manterá os recursos utilizados de forma eficiente. As etapas são:
- análise dos resultados e consequentemente efetividade dos processos;
- remodelagem do que foi constatado falho;
- implementação da otimização feita;
- monitoramento das ações remodeladas e otimizadas;
- gerência da continuidade da melhoria;
- automatização do que alcançou o padrão de qualidade elevado.
Fazer a gestão por processos é uma forma de manter a instituição de ensino organizada, obter controle sobre todas as atividades e assim alinhar a estratégia da direção ao traduzi-la em resultados factíveis, alcançados por modelos bem estabelecidos, medidos e comprovados.
FONTE:
EscolaWeb
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