Como conduzir uma reunião de pais é uma dúvida comum entre coordenadores e professores. O baixo engajamento dos pais nesse encontro ou a baixa produtividade desse momento são problemas recorrentes.
É sempre bom lembrar que os pais, quando estão na reunião, têm muitas expectativas sobre a pauta abordada e também que sobre o rendimento dos filhos. Por isso é importante planejar. Com o planejamento fica mais fácil gerenciar a expectativa e fazer desse encontro um sucesso.
Para te ajudar a superar esses desafios, criamos um roteiro para a sua reunião de pais ser efetiva e produtiva. Vamos conferir?
Afinal, qual é a função da reunião de pais?
A reunião de pais é um momento de grande importância da rotina escolar. Sua função principal é reunir pais e professores para discutir o processo educacional. Por meio dela, a escola também apresenta o planejamento, o andamento das atividades e como a instituição está atuando para cumprir seu objetivo de educar com excelência.
Além disso, a reunião de pais também funciona para aproximar os pais da realidade escolar de seus filhos e engajá-los para que tenham esse acompanhamento de forma rotineira.
Como planejá-la?
Como engajar os pais durante essas reuniões é uma dúvida comum entre os educadores. Minha reunião de pais não tem quórum; o que estou fazendo de errado? Os pais estão vindo para a reunião, mas não demonstram interesse, o que eu faço?
Esses são apenas alguns questionamentos que sua equipe pedagógica pode estar se fazendo. Geralmente, esses problemas estão atrelados à falta de planejamento ou ao planejamento de última hora.
Pensando nisso, preparamos um roteiro para você planejar essa reunião de forma efetiva para aproveitar bem o tempo dos pais e de sua equipe pedagógica. Vamos conferir?
1. Escolha uma data e local (se possível o calendário de todas as reuniões do ano)
O primeiro passo do planejamento da sua reunião de pais é a escolha da data que esse encontro irá ocorrer. O ideal é que aconteça já no começo do ano, durante a semana pedagógica da escola. Assim, sua equipe pedagógica já pode se planejar para todas elas de forma mais organizada e antecipada. Então, não esqueça de colocar em seu planejamento escolar essa pauta!
2. Defina a pauta e a programação da reunião
O próximo passo é, sem dúvidas, a definição da pauta e a programação da reunião. Afinal, estamos falando aqui de um planejamento bem definido. Portanto, é importante definir, junto a sua equipe pedagógica, quais assuntos serão abordados neste momento.
Além disso, nesta etapa, é fundamental definir quem vai acompanhar a reunião em cada turma e quais professores devem estar em cada sala. Lembre-se: é importante que o professor regente ou o coordenador conduza essa reunião.
3. Planeje as ações de comunicação para que a reunião tenha quórum e que todos estejam cientes do evento
Você costuma planejar sua reunião de pais? Como você está comunicando o acontecimento dela? Você sabia que a falta de comunicação pode ser um dos motivos para o baixo quórum desse encontro? Pois é, que tal melhorar sua comunicação escolar com os pais e engajá-los ainda mais no dia a dia escolar de seus filhos?
Quando falamos desse tipo de reunião, a estratégia da comunicação é essencial para convidar, lembrar e também motivar os pais a participarem da reunião. Por isso, prepare com antecedência um convite para os pais com o dia, local, horário de início e término (que pode ser uma previsão) e a pauta do encontro.
Feito isso, até a data da reunião você pode mandar lembretes para eles. O ideal é mandar perto da reunião, a fim de que eles lembrem de fato de que ela acontecerá.
4. Prepare o espaço onde a reunião irá acontecer
Agora vamos continuar nosso roteiro focados já no dia da reunião. Nesse dia, prepare o espaço onde a reunião vai acontecer, deixe as cadeiras arrumadas e também água e copos em cima de uma mesa.
Uma ideia legal para essa preparação é expor os trabalhos dos alunos na sala em que as reuniões acontecerão. Esse pode ser um começo para engajar mais a família na rotina escolar dos filhos e também de mostrar o que vem sendo realizado na escola.
5. Faça uma recepção acolhedora
Depois de toda essa preparação, chegou o momento da reunião. Conforme o horário da reunião se aproxima, os pais vão começar a chegar. Por isso, fique atento a recepção e seja o mais acolhedor possível para que eles se sintam mais à vontade.
Agora, já no início da reunião, explique aos pais qual será a dinâmica do encontro e reforce a pauta.
6. Dê sequência a pauta da reunião, mas sempre abrindo espaço para a fala e questionamento dos pais
No momento em que a reunião já está acontecendo, é importante, além de controlar o tempo e seguir a pauta, dar espaço para os pais opinarem e fazerem seus questionamentos. É extremamente importante escutar atentamente o que eles falam.
Nem sempre será possível escutar todas as dúvidas e questões, mas tente atender a todos. Se não conseguir resolver todas as dúvidas durante a reunião, uma sugestão é pedir aos pais que anotem suas dúvidas e seu e-mail ou WhatsApp para que você possa tirá-las depois. Importante: não esqueça de dar um retorno para eles caso você siga essa dinâmica.
7. Aproveite a reunião de pais para mostrar a escola e as melhorias que estão sendo realizadas
A reunião de pais também pode ser um momento para você realizar uma visita guiada ao espaço da instituição. Aproveite o momento para mostrar as melhorias, reformas e atualizações que estão sendo feitas na instituição. Tenho certeza de que os pais vão gostar.
8. Após a reunião de pais, avalie o momento e todas as sugestões ou questionamentos feitos
Após a reunião de pais, você deve estar com aquele sentimento de missão cumprida, mas também com a cabeça fervilhando pensando nas dúvidas, questionamentos e sugestões feitas pelos pais, não é mesmo?
Então, aproveite que tudo está fresco em sua memória e coloque no papel para não esquecer. E se durante a reunião algum plano de ação for traçado, veja como começar a colocá-lo em prática e dê feedbacks para os pais. Dessa forma, eles vão se sentir mais próximos da instituição.
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