Para que uma escola funcione bem, são necessários diversos registros: notas de alunos, históricos escolares, memorandos de reuniões, anotações de conselhos de classe e justificativas de faltas são apenas alguns exemplos onde a burocracia está presente. Se impressos, todos estes documentos resultariam em pilhas de papeis espalhados pela secretaria, não é mesmo? Agora imagine precisar de determinado documento para concluir uma matrícula escolar. O tempo necessário para encontrar este registro pode atrasar processos e comprometer a agilidade das matrículas e rematrículas.
Eliminar a burocracia e simplificar processos é algo essencial para que a escola funcione com mais produtividade não só durante o período de matrículas escolares, mas durante todo o ano. Isso faz com que a instituição de ensino esteja melhor preparada para atender pais e alunos e otimiza o tempo dos funcionários. Saiba mais:
3 dicas para evitar a burocracia e agilizar tarefas administrativas na sua escola
1. Treine os seus funcionários
Não adianta um funcionário saber como devem ser organizados os documentos da secretaria, se outros colaboradores não têm este conhecimento. Normalmente, existe mais de um secretário na instituição – algumas vezes, há um responsável por turno. Se o funcionário da noite, por exemplo, não sabe onde são guardados os boletins escolares, o secretário da manhã pode ter dificuldade para encontrar o material no outro dia. Para garantir o máximo de produtividade nos processos cotidianos da instituição, é essencial que todas as pessoas que trabalham no setor conheçam as regras de organização da secretaria.
2. Melhore a comunicação entre os setores
A burocracia é comum quando existem falhas nos processos da organização. Muitas destas falhas poderiam ser corrigidas se houvesse uma maior integração entre os setores. Invista em soluções que melhorem a comunicação entre as áreas para evitar processos mais longos do que o necessário.
3. Evite o uso do papel
A melhor dica para evitar a desorganização dos documentos escolares é procurar por uma solução que ajude a reduzir o número de papéis na secretaria. Um sistema de gestão é ideal para isso, lá é possível guardar históricos escolares, informações financeiras, dados relacionados a transferências de alunos e diversos outros documentos essenciais para a gestão escolar.
A importância de um sistema de gestão para o aumento da produtividade na escola
De fato, um sistema de gestão escolar pode revolucionar a maneira como são feitos os processos da instituição. Quanto mais completo ele é, maiores os benefícios para a escola. Esta é uma solução que elimina a burocracia porque reduz a necessidade de que sejam guardadas pilhas de papel na secretaria: tudo fica bem mais organizado dentro do sistema. Sempre que necessário, é possível acessar qualquer documento em segundos. As soluções em nuvem fazem ainda mais: permitem que estes acessos aconteçam a partir de qualquer dispositivo móvel autorizado. Assim, se o secretário precisa que um coordenador avalie um documento com urgência, o coordenador nem precisa estar na escola para fazer a conferência e agilizar o processo.
Simplifique os processos da sua escola e garanta um melhor atendimento para os alunos e pais de alunos: conte com um sistema de gestão completo! Acesse este link para saber mais sobre a Escolaweb.
FONTE:
ESCOLA WEB
ESCOLA WEB
