Planejar e organizar a agenda de tarefas diárias de uma empresa é uma atividade que, a princípio, pode parecer banal, mas que pode facilitar a vida de muita gente, evitar retrabalho e melhorar o rendimento de todos. Entretanto, essa função não deve consumir muito tempo da equipe e, sim, ser desempenhada por alguém que esteja sempre alinhado com as prioridades e com as datas de entrega dos projetos: o gestor (a).
Nesse artigo, nós vamos falar sobre os principais benefícios de uma agenda de tarefas organizada.
Mas uma lista de tarefas do dia não vai me dar mais trabalho ainda?
A resposta é simples: não! Isso porque a ideia é que você separe um período do seu dia, ou da sua semana, para preencher a agenda de tarefas. Esse tempo não precisa ser longo, mas é importante que você se concentre enquanto estiver executando essa tarefa.
Pode acreditar, esse pouco tempo gasto em planejamento vai economizar muitas horas da sua equipe e da sua gestão. Além disso, você pode usar uma ferramenta, para que essa tarefa seja mais prática. Neste post, listamos algumas ferramentas de gestão online para facilitar seu gerenciamento de tarefas e aqui temos um guia para te ajudar a escolher um gestor online.
E não é só isso. Além de organizarem uma quantidade elevada de tarefas e permitirem um planejamento mais longo, ferramentas de gestão com agenda de tarefas apresentam outra vantagem. Com elas, você pode ter uma agenda compartilhada com os colaboradores ou gestores. Essa visualização coletiva das tarefas ajuda a manter as pessoas engajadas e envolvidas. Isso porque elas sabem no que os outros estão trabalhando e como estão performando.
>> Leitura recomendada: As tendências globais de gestão de pessoas, segundo Deloitte e McKinsey
Benefícios de usar uma agenda de tarefas
Como nós já mencionamos no tópico acima, existem algumas vantagens de investir mais em planejamento e manter uma agenda de tarefas objetiva e organizada. Entre elas, gostaríamos de destacar 4: redução do estresse, mais flexibilidade, visão do desempenho e menos distração.
- Redução do estresse: ao fazer sua agenda de tarefas, você já começou a desenvolver seu planejamento e a ansiedade de resolver suas pendências diminui. Isso serve para você e para seus colaboradores. Leia mais aqui sobre estresse no trabalho.
- Maior flexibilidade para mudanças: Se seu plano já está traçado com detalhes, fica mais fácil você se adaptar aos imprevistos que certamente surgirão. Alterar prioridades é uma realidade com a qual temos que lidar. Saiba mais sobre a priorização neste post.
- Visão mais clara do seu desempenho: Durante a realização da tarefa, os envolvidos conseguem medir e entender melhor se os prazos e custos estão de acordo com o plano
- Menos distrações: E por fim, quando todos estão na mesma página e sabem o que deve ser feito, fica mais fácil evitar distrações, já que não é preciso pensar no que deve ser feito e sim concentra-se na execução da tarefa.
Inclusive, se você quiser saber mais sobre concentração no trabalho, recomendamos que você assista ao nosso webinar abaixo, que fala sobre Deep Work e como evitar distrações no trabalho!
Gestão do tempo eficiente
Em seu artigo na Harvard Business Review, o professor Gary Hamel sugere que devemos demitir todos os gerentes. É claro que a frase é mais uma provocação do que uma proposta séria. Mas a ideia é interessante. Segundo ele, um terço da folha de pagamento vai para pessoas cuja principal função é fazer relatórios e verificar se os outros colaboradores estão fazendo o que deveriam. Parece muita energia gasta em algo que não é o core da empresa.
Não importa o quanto modernizemos nossas empresas e processos, uma coisa será sempre igual: o dia tem 24 horas. Ou seja, o tempo não é flexível e nós precisamos aproveitar esse recurso da melhor forma possível, ainda mais no trabalho, onde as demandas parecem duplicar todos os dias e as horas são cada vez mais escassas.
Portanto, uma agenda de tarefas vai seguir como guia para que você e a sua equipe possam administrar o tempo da melhor forma possível, entregando as demandas com qualidade e claro, dentro dos prazos estipulados.
Para uma gestão do tempo eficiente você pode fazer uso de um timesheet ou de uma planilha de horas trabalhadas. Esse registro do tempo vai ser fundamental para que você possa entender onde o tempo da sua equipe está sendo investido, quais são os projetos que mais demoram para serem concluídos, quais tipos de demanda levam mais tempo para serem finalizadas, além de te ajudar a medir a produtividade da equipe como um todo. Inclusive, esse controle das horas trabalhadas é fundamental para uma boa precificação de serviços.
Uma agenda de tarefas também precisa estar de acordo com o fluxo de trabalho ou o tamanho da sua empresa, até mesmo para definir se as tarefas devem ser organizadas por dia ou por semana.
Além disso, é importante entender a gestão de processos da empresa, se não existem etapas que burocratizam e travam o seu fluxo de trabalho, ao invés de dar fluidez para a equipe.
Uma outra dica que pode te ajudar na hora de montar uma agenda de tarefas é dividi-las de acordo com a complexidade e o tempo que elas levam até estarem finalizadas. Uma tarefa que parece complicada e demorada, pode se tornar mais simples se for dividida em partes e trabalhada aos poucos. Para garantir que todas as partes serão feitas, você pode criar um checklist para tarefas desse tipo.
Outra estratégia que pode ser bastante útil na hora de estabelecer uma agenda de tarefas é priorização, que veremos a seguir.
Priorização
A priorização encara um problema muito comum em empresas: o surgimento de diversas tarefas simultâneas. Em uma situação ideal, os gestores, conhecendo sua equipe e os processos da empresa, conseguem prever prazos e custos para determinado projeto. Mas o ideal é aquilo que está no mundo das ideias, e os clientes, o mercado e a vida real não são bem assim.
No meio do caminho, surge mais um projeto, menor, mas mais urgente. O cliente da semana passada pediu uma alteração. O material que deveria ser entregue não chegou. E agora? Podemos até acreditar que conseguimos fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas mesmo nossa determinação tem um limite. Logo, o ritmo de trabalho cai. O número de horas e o custo que o gestor tinha previsto de cada cliente já não são os mesmos. O que fazer?
Nestas horas, a ordem é reestabelecer as prioridades. Quando diversos profissionais se veem com tarefas paralelas nas mãos, eles conseguem se organizar e estabelecer um fluxo de trabalho ideal – ou o mais próximo possível disso. Assim, os custos e prazos serão sempre os menores possíveis, mas ainda serão realistas. A empresa fica feliz e o cliente também.
Menos preocupação, mais produtividade com o Runrun.it
Agora que nós já te contamos as vantagens de uma agenda de tarefas, está na hora de colocar a mão na massa! E, para isso, nada melhor do que contar com o Runrun.it para organizar todas as suas tarefas e as da sua equipe, aumentando a produtividade do time e melhorando as entregas.
CRÉDITOS: Runrun.it
