(TROCA-SE O TERMO EMPRESA USADA NO TEXTO POR ESCOLA)
O retrabalho, como o próprio nome diz, ocorre quando uma mesma tarefa ou projeto precisa ser refeita, seja em parte ou por completo. Os motivos pelos quais isso ocorre nas empresas podem ser vários: falta de alinhamento com o cliente, processos desorganizados, perda de informações, problemas de comunicação entre membros da equipe…
Independente do motivo, o retrabalho tende a impactar negativamente o andamento de qualquer projeto e, por isso, deve ser minimizado ao máximo.
O que é o retrabalho e por que acontece?
Retrabalho, refação, revisão, recriação… o “diabo” atende por muitos nomes. Mas no final das contas todos querem dizer a mesma coisa: você vai ter que refazer algo que já estava pronto e que deveria ter sido feito apenas uma vez, atendendo a uma solicitação do cliente ou de um departamento. Muitas vezes, isso significa que você vai ter que recomeçar do zero, já que a tarefa foi reprovada.
E engana-se quem pensa que o retrabalho é um pesadelo apenas para as agências de comunicação e publicidade que refazem campanhas, banners, posts para redes sociais, e-books, vídeos e etc. Uma empresa de tecnologia pode ter retrabalho por conta das correções de bugs, fazendo mudanças solicitadas pelo cliente durante a construção de um site, ou durante o desenvolvimento de aplicativos, por exemplo. Em uma consultoria, por exemplo, um relatório com informações erradas vai ocasionar retrabalho. Até mesmo em uma indústria, uma falha na máquina de embalagens, por exemplo, pode ocasionar além de desperdício e prejuízo, retrabalho.
Retrabalhos costumam acontecer por vários motivos. Falta de planejamento, estratégia equivocada, erros individuais, briefings incompletos; a lista é longa. Às vezes, a falha foi pontual e pequena, mas o impacto pode ser gigantesco. Não apenas afetando a gestão de custos, como também a moral e o estado de espírito da equipe. Porque a refação é um processo profundamente desgastante.
Além disso, o retrabalho impacta diretamente na alocação de horas, na produtividade e no relacionamento com o cliente.
- Alocação do tempo: imagine que a sua equipe acabou de finalizar e enviar o projeto para o cliente e já assumiu uma nova demanda. Porém, o cliente retorna pedindo refações ou desaprovando o projeto. Ou seja, a equipe que estava alocada no novo projeto vai ter que pausar as atividades para retomar o anterior. Isso vai afetar os prazos de entrega de ambos projetos e a distribuição de horas da equipe. Quer saber como calcular as horas trabalhadas da sua equipe? Você pode usar uma planilha de horas trabalhadas, ou um timesheet automatizado.
- Produtividade: esse impacto talvez seja o primeiro a ser percebido, já que, como citado no exemplo acima, ao invés de finalizar um projeto e já começar outro, o colaborador deve retornar ao projeto que já estava entregue. Por isso, tenha sempre a vista os indicadores de desempenho da equipe.
- Relacionamento com o cliente: é claro que ajustes são necessários para melhorar o trabalho, porém retrabalhos podem frustrar o cliente e afetar o seu relacionamento com ele, já que ele pode ficar cada vez mais descontente com o serviço oferecido por você.
>> Leitura recomendada: Como ser mais produtivo? Dicas para entregar mais!
Agora que você já sabe que um retrabalho, que parecia inofensivo, pode afetar a sua empresa como um todo, saiba quais são as medidas que você pode tomar para evitá-lo.
Primeiro passo para evitar refação: um briefing bem feito
Não tem saída: o briefing é o coração de um projeto. É com ele que tudo começa. É nele que devem constar todas as informações necessárias para que um vídeo, um site, um anúncio, um aplicativo, uma auditoria, ou qualquer trabalho sejam planejados, criados e produzidos.
Por isso, os responsáveis precisam levantar todas essas informações, para que o briefing seja o mais completo possível. Devem negociar prazos justos e, principalmente, alinhar expectativas do cliente em relação ao trabalho, para que não haja ruídos.
É importante que você tenha mapeado os indicadores de produtividade da sua equipe, sabendo quantas horas um projeto de determinado tipo demora para ser concluído. Assim, os prazos são estimados com mais veracidade e você não corre o risco de prometer o que não pode cumprir.
Falando em prazos…
Muitas vezes, a reprovação ocorre porque os departamentos responsáveis pela execução têm pouquíssimo tempo para trabalhar.
Sabemos que essa é a tônica no meio publicitário – a lógica de “pastelaria”, apelido carinhoso com que criativos referem-se à própria forma de trabalhar. No entanto, acreditamos ser possível estruturar o fluxo para que essas emergências não sejam tão frequentes.
Ou seja, quando há um fluxo de trabalho, com processos bem definidos, em que cada um sabe exatamente qual função deve desempenhar e o que fazer, fica mais difícil que a equipe se perca e atrase as demandas. Uma ferramenta de organização da gestão, como o Runrun.it, pode ser muito útil nessa estruturação.
Porque a solução permite que você monitore quanto tempo cada colaborador leva para realizar cada tarefa, e em qual cada um está trabalhando no momento. Assim, você poderá estimar prazos possíveis e sensatos.
O briefing está completinho? Hora de planejar
Isso vale para qualquer setor: um trabalho bem feito começa com um planejamento sólido. No caso de uma agência, por exemplo, é vital que o planejamento e a criação trabalhem lado a lado. Pois, de posse do briefing, o primeiro vai municiar o segundo com insights e informações que vão orientar o trabalho criativo da melhor forma possível.
Desencontros entre os dois departamentos são grandes responsáveis por retrabalho. Por isso, seu monitoramento, como gestor ou líder, deve ser constante: desde o início do trabalho, procure se certificar de que o processo está sendo conduzido da forma correta – e, acima de tudo, dentro das demandas do cliente.
A boa comunicação é a maior inimiga da refação
Ruídos e pressuposições também estão entre as maiores causas de retrabalho. Principalmente quando a comunicação ocorre apenas via oral ou impressa – palavras ouvidas são fáceis de serem esquecidas, e papéis podem ser perdidos.
Há, também, o risco do telefone sem fio: a mensagem original sofre vários desvios até chegar ao destinatário final, que entrega um trabalho completamente diferente do que foi pedido.
Por isso, para evitar ao máximo a refação, não hesite: formalize. Registre sempre por escrito a solicitação inicial do cliente – e todas as informações trocadas pela equipe -, sempre em meio digital. Assim, no momento de apresentar a ideia, os profissionais terão mais argumentos para defender o conceito ou produto criado e podem dizer: “A ideia era esta e seguimos nesta linha”.
O Runrun.it também é uma mão na roda para isso. Porque a ferramenta oferece a organização de que você precisa para documentar tudo: registro de decisões, repositório único de arquivos, informação hierarquicamente guardada, comentários sobre a tarefa etc.
Além disso, veja outras dicas para aprimorar a comunicação com a sua equipe e evitar retrabalho:
Certifique-se de que suas mensagens estão sendo recebidas: ao enviar um e-mail (ou delegar uma tarefa via Runrun.it), tenha certeza de que o destinatário o recebeu. E, ao copiar dados, certifique-se de que eles estejam corretos antes de enviar.
Sempre pergunte mais: parta do pressuposto de que o que a outra pessoa te informa não é tudo o que ela deve ou pode te informar, nem tudo o que você precisa saber. Neste momento, é muito melhor pecar pelo excesso de perguntas do que pelo excesso de pressuposições.
Esclareça tudo antes que seja tarde: tem alguma dúvida sobre algum pedido ou alguma informação? Não espere para resolvê-la. Quanto antes o conhecimento sobre o que deve ser feito for generalizado, melhor para todo o fluxo. Fique atento a qualquer dúvida e a ambiguidade que as mensagens podem trazer, e esclareça-as antes que seja tarde.
E quando a refação não acontece por culpa da agência?
Infelizmente, isso é mais frequente do que gostaríamos. Por mais que você e sua equipe apresentem um trabalho impecável, resultado de muito planejamento, estudo, produção e criação, há muitos casos em que a refação é necessária por conta de mudanças requisitadas pelo próprio cliente, considerando a dinâmica do seu projeto: o evento mudou de data, o tema será outro, a abordagem não foi aprovada dentro da empresa, a identidade visual não agradou, o site não está integrado ao sistema X, as informações do relatório precisam ser mais profundas etc.
Ou seja, o retrabalho pode ser necessário por uma falha. Ou, então, pela velocidade e pelo modo como as coisas se desenrolam, na sua realidade e na do cliente. Mesmo assim, é fundamental estruturar o fluxo de trabalho, caprichar no briefing e no planejamento, monitorar a criação e o desenvolvimento, investir no processo de avaliação e feedbacks do cliente e do time, e buscar melhorar de forma contínua, ou seja, aplicar preceitos da metodologia ágil no seu processo, além de contar com uma ferramenta como o Runrun.it.
FAQ sobre retrabalho
O que é o retrabalho e por que acontece?
O retrabalho ocorre quando uma mesma tarefa ou projeto precisa ser refeita, seja em parte ou por completo. Os motivos de ocorrer são vários: falta de planejamento, estratégia equivocada, erros individuais, briefings incompletos, problemas de comunicação e falta de alinhamento com o cliente.
Qual o impacto do retrabalho nas empresas?
O retrabalho pode impactar a alocação de horas da equipe (a previsão de conclusão de determinado projeto aumenta conforme as coisas precisam ser refeitas), a produtividade dos colaboradores (dado que eles tem que refazer o que já haviam sido entregue) e o relacionamento com o cliente, que se frustra quando o resultado não sai de acordo com suas expectativas.
Como evitar a refação?
Para evitar a refação, você deve: fazer um briefing o mais completo possível; criar um planejamento sólido, com a previsão de horas que serão investidas em cada etapa do processo e definição de prazos de entrega; e concentrar toda a informação necessária para desenvolvimento do projeto em um único lugar evitando, assim, os ruídos de comunicação.
