Quando se pensa no cotidiano de uma escola, logo vem à mente a diretora, a professora e os alunos.
Muitas vezes, esquecemos uma funcionária fundamental para que tudo funcione perfeitamente no dia a dia escolar, que coloca as matrículas e históricos em ordem, lida com a legislação, pensa estratégias pedagógicas, dentre outras várias funções. Você sabe quem é?
Estamos falando da secretária escolar!
Essa profissional trabalha nos bastidores para que as atividades ocorram da melhor maneira possível, para toda a comunidade escolar. Sua posição é fundamental, tanto que um dos requisitos para que uma instituição escolar possa funcionar é a presença de uma secretária credenciada. Pode-se dizer, então, que o papel da secretária se parece, em boa medida, com a de um administrador. A organização da escola e sua capacidade de atender às necessidades das comunidades, tanto interna quanto externa, dependem muito do trabalho da secretária. Vamos conhecer mais sobre o trabalho dela?
Liderança da secretaria
Como o próprio nome da função indica, a secretária é, antes de tudo, responsável pela secretaria da escola. Ela deve organizar o trabalho do setor, responsabilizando-se pelo seu funcionamento, planejando, avaliando e controlando suas atividades, sempre ao lado da diretoria, de quem cumpre as determinações. Mas como isso acontece?
Bem, como coordenadora da secretaria, a secretária deve distribuir as funções entre seus auxiliares, encontrando os talentos de cada um e procurando motivar toda a equipe. Dessa forma, ela se torna uma líder.
Vale dizer que o seu trabalho deve primar pela eficiência, a fim de evitar o desperdício, seja derecursos financeiros, tempo ou espaço. Por isso, ela precisa saber simplificar os métodos de trabalho – o que pode ser bastante complexo, pela quantidade de funções e arquivos que cabem a ela.
Organização da papelada
Uma das atribuições mais importantes da secretária é a documentação e escrituração escolar. Ou seja, a profissional deve ser responsável pelo arquivamento e fornecimento de documentos importantes, como a matrícula, a declaração escolar, os resultados das avaliações, o diploma e o histórico, dentre outros.
Pense que todos os alunos possuem esses documentos e imagine, então, o quanto uma boa organização é importante. E ainda têm os ex-alunos, além das pastas dos servidores!
A secretária deve zelar pela guarda e sigilo de toda essa documentação, bem como manter os arquivos de legislação de ensino atualizados, dos quais é responsável pelo cumprimento. Além disso, ela deve acompanhar as reuniões dos conselhos de classe, registrando os resultados finais, bem como assinar, com o diretor, a documentação dos alunos.
Como a secretaria centraliza tamanha quantidade de informações, a secretária deve estar sempre pronta para atender aos educadores, entregando os diários de classe preenchidos, por exemplo, assim como aos demais funcionários e alunos.
Organizar os dados de forma funcional, para que o atendimento seja rápido é muito importante para a qualidade desse serviço. O uso de computadores pode ajudar bastante, e vem sendo cada vez mais adotado pelas escolas. Afinal, o arquivamento eletrônico facilita o registro, a edição, o cruzamento de informações e a impressão, além de não ocupar espaço físico.
Auxiliar na estratégia da escola
As atribuições da secretária vão muito além da liderança da secretaria e das responsabilidades burocráticas. Pela quantidade de informações a que tem acesso, ela é uma profissional essencial para pensar os processos estratégicos da escola.
Por meio do seu trabalho é possível acessar dados de aprendizagem, sociais e familiares dos estudantes, o que é uma fonte para se conhecer o corpo discente e, logo, traçar metas pedagógicas.
Dados e informações não estão aí apenas para juntar mofo ou ocupar espaço no computador, certo? A partir deles, e junto a um olhar atento sobre a comunidade escolar, ela pode interpretar os sujeitos e as situações, como as ausências dos alunos e o abandono escolar, por exemplo, e traçar estratégias para melhorar esse panorama. É uma função que envolve, dessa forma, a gestão escolar, na construção de uma proposta político-pedagógica.
Viu só como são muitas as atribuições de uma secretária escolar? E essas são apenas as principais delas. Como podemos ver, essa é uma profissional muito importante para que uma escola funcione, e, por isso, devemos sempre nos lembrar dela também. Sem ela, a escola seria uma confusão!
FONTE: http://www.gestaoescolarsimplificada.com.br/educacao/conheca-as-principais-atribuicoes-da-secretaria-escolar/
