A situação do secretário escolar após a recente
aprovação da Deliberação no. 16, em complemento às 20 áreas do ensino técnico
profissionalizante, estabelecidas pela LDB, definiu-se que para o exercício da
função de secretário escolar é necessário o diploma do curso de técnico em
Secretaria Escolar ou de licenciatura plena em Pedagogia (qualquer área) ou de
pós-graduação lato sensu de 360 horas em universidade credenciada.
O secretário escolar é um profissional essencial
para o estabelecimento de ensino, o seu papel hoje é de Gestor Administrativo.
Suas atribuições compreendem atividades essenciais como: indicar aos gestores
(diretores) decisões a serem adotadas; receber a comunidade; analisar os
documentos dos alunos e averiguar se há irregularidades; estabelecer ação
conjunta com a orientação pedagógica e demais setores.
É ele que juntamente com seus gestores, responde
administrativamente e legalmente pela documentação escolar, além de ser o elo
de ligação entre a administração e a equipe pedagógica. O secretário escolar é
o responsável por planejar, coordenar e executar as ações da secretaria da
escola, respondendo por suas imputações de modo a assegurar o mais perfeito e
regular desenvolvimento dos trabalhos administrativos, dentro dos prazos
estabelecidos.
Na qualidade de profissional que trabalha
diretamente com a clientela da escola externa (aqueles que compram os serviços
da escola) e interna (os colaboradores dentro da escola) precisa evidenciar o
bom atendimento, que desde aí ou a partir daí caberá causar a boa impressão da
escola (nunca haverá um segundo momento para você causar uma primeira boa
impressão) e uma série de qualidades pessoais e profissionais como iniciativa,
dinamismo, segurança, estabilidade emocional, bom senso, cooperação,
honestidade, respeito, discrição, organização, liderança, atenção, cortesia,
responsabilidade e humanização. Além disso, incluem traços de personalidade e
caráter que definem comportamentos nas relações sociais de trabalho, como:
capacidade de iniciativa, comunicação, disponibilidade para inovações e
mudanças, assimilação de novos valores de qualidade, produtividade,
competitividade, saber trabalhar em equipe, ser capaz de decidir problemas e
desempenhar trabalhos novos e diversificados.
Uma de suas atribuições principais é conhecer o
Regimento Escolar e a Proposta Pedagógica, observando a legislação aplicável a
cada situação e evitar problemas, corrigir desvios e oferecer soluções, quanto
as suas obrigações diárias destacamos: a atualização do arquivo escolar; a
participação no planejamento geral da escola; manter articulação com setores
técnico-pedagógicos; a preservação da segurança da documentação; o
assessoramento à direção da escola.
É essencial que ele efetue adequadamente os
registros dos alunos desde seu ingresso na instituição de ensino, observando os
prazos. Todo o controle deve estar sobre seu comando, que manterá todas as
informações e registros atualizados.
O profissional tem por responsabilidade organizar,
sistematizar, registrar e documentar todos os fenômenos que processam no
domínio da unidade escolar, tornando transitável seu funcionamento
administrativo e afiançando sua legalidade e a validade de seus atos. Os
documentos emitidos adquirem um caráter de testemunho, de prova, que
acompanhará o aluno e influenciará sua vida escolar de forma expressiva.
O secretário escolar, deve ordenar as diversas
atividades do trabalho da Secretaria Escolar, organizar o ambiente e
administrar coerente e conjuntamente os aspectos administrativos, econômicos e
de relações humanas, empregando de forma adequada e segura recursos materiais e
humanos colocados a sua disposição. Suas responsabilidades incidem sobre a
unidade escolar como um todo: Grupo Técnico Pedagógico; Corpo Docente; Grupo de
Apoio Operacional e Corpo Discente.
Como é a pessoa responsável pela gestão da
Secretaria Escolar, tendo por responsabilidade a escrituração e expedição de
documentos escolares, autenticando-os pela aposição de sua assinatura, bem como
a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os
atos escolares, a ética profissional no trato de todo esse trabalho
administrativo é importantíssima.
Para a boa execução de suas atividades cotidianas,
o secretário escolar deve:
> Organizar os arquivos com racionalidade,
garantindo a segurança, a facilidade de acesso e o sigilo profissional. Ter
atualizadas as coleções de leis, pareceres, decretos, regulamentos e
resoluções, bem como as instruções – circulares, portarias, avisos e despachos
que digam respeito às atividades da escola.
> Conservar o regimento da escola em local de
fácil acesso a toda a comunidade escolar. Oferecer visibilidade às concepções
pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola.
> Gerenciar os processos de matrícula e de
transferência dos alunos, observando a transcrição fiel dos documentos
originais – documento legível sem rasuras e incorreções.
> Examinar e prestar esclarecimentos aos órgãos
do sistema de ensino, quando necessário, bem como, acompanhar e fornecer todas
as informações necessárias a Supervisora da Diretoria de Ensino, quando se sua
visita à unidade escolar.
> Informar e preencher as informações do sistema
PRODESP, GDAE e o EDUCACENSO, zelando pela fidedignidade das informações e pelo
cumprimento dos prazos estabelecidos.
> Lavrar atas de resultados finais e de outros
processo de avaliação.
O secretário escolar, por condições legais e regimentais,
exerce uma ação ao mesmo tempo centralizadora e abrangente, porque seu setor
relaciona-se com todos os demais setores envolvidos no processo pedagógico e na
vida escolar.
Atualmente, o profissional da Secretaria Escolar
deve estar preparado para a utilização das novas tecnologias da informação e da
comunicação. É, também de suma importância estar sempre se atualizando através
de cursos, palestras, seminários etc., para o bom desempenho de suas
atividades.
E, lembre-se a Secretária Escolar é parte
fundamental da engrenagem educacional, pois, o primeiro contato que os pais
fazem com a escola é feito pessoalmente ou através de telefonemas atendidos
pela Secretária Escolar. Caberá a você, “encantar” os pais (clientes) e isto
significa conquistar o respeito e a credibilidade do seu cliente.
por ROBERTO RUFFO